Opplever du mye problemer med kompatibilitet, enhet, sikkerhet, kostnader og papirsvinn med utskriftsoppgaver på arbeidsplassen? Bli kvitt hodepinen og prøv disse utskriftsbehandlingsprogramvarene for å spare penger og gjøre ansatte eller brukere fornøyde.
Print management er et konsept i vekst siden bedrifter og kopibutikker må kutte ned på driftskostnadene for å øke lønnsomheten. Det fungerer også som en forsvarslinje for å beskytte konfidensielle forretningsfiler fra å falle i hendene på dårlige skuespillere. Men å finne den beste programvaren for utskriftsadministrasjon er en skremmende oppgave, siden det krever stor forskning.
Fortsett å lese for å lære mer om utskriftsadministrasjon og de beste programmene du kan bruke uten å kaste bort tid på markedsundersøkelser.
Innholdsfortegnelse
Hva er utskriftsbehandling?
Utskriftsbehandling er bruken av ulike praksiser som sporing av utskriftsmaskiner, sporing av dataenheter, overvåking av utskriftsresultater, sikkerhet for sensitive data, optimalisering av utskriftskostnader og utskriftsanalyse. De nyeste intelligente programvareutviklerne kombinerer alle disse funksjonene på ett sted for å utvikle en utskriftsadministrasjonsløsning.
Startups, små og mellomstore bedrifter bruker i det minste et grunnleggende verktøy for å administrere utskriftsoperasjoner. Tvert imot, bedrifter implementerer en fullfunksjons utskriftsadministrasjonsløsning på stedet eller i skyen for å administrere globale utskriftsaktiviteter.
Fordeler med utskriftsadministrasjon
Følgende er årsakene til og fordelene ved å implementere en standard utskriftsadministrasjonsløsning:
#1. Redusere utskriftskostnader
Bedrifter betaler enorme årlige regninger for utskrift i form av enheter, tonerpåfylling og papirer. Forskning viser at en organisasjon kan spare mye hvis de bruker et utskriftsstyringssystem for å begrense ansatte fra unødvendig utskrift.
#2. Sikring av konfidensielle dokumenter
Du kan ikke la ansatte skrive ut konfidensielle forretningsdokumenter når de vil. Du må dokumentere utskrift av hemmelige filer for å angi riktig ansvar for makulering etter at arbeidet er gjort. Programvare for utskriftsadministrasjon lar deg sikre datasikkerhet.
#3. Effektivisering av utskriftsoperasjonen
Ledere og arbeidsledere er ofte vitne til at ansatte kaster bort tid på å stå i kø for å hente ut de trykte eksemplarene sine. Du kan unngå slike uproduktive praksiser ved å rasjonalisere utskriftsoperasjoner. Dine ansatte vil også takke deg på slutten av dagen.
#4. Aktiverer ekstern utskrift
Ansatte som jobber hjemmefra kan sende utskriftskommandoer gjennom skybaserte utskriftsadministrasjonsløsninger. Du kan hente den fysiske kopien på arbeidsplassen. Disse utskriftsløsningene sikrer også forretningsdatasikkerhet ved å kryptere datapakker under transport.
#5. Redusere papirsvinn
Mennesket produserer papir ved å kutte ned trær som igjen skader miljøet. Du kan installere et robust utskriftsbehandlingssystem som effektivt vil kontrollere papirsvinn og gjøre din del for å redde naturen.
La oss nå se på den beste utskriftsadministrasjonsprogramvaren for virksomheten din.
Papirkutt
Hvis du snakker om effektive utskriftsadministrasjonsverktøy for små og store bedrifter, Papirkutt er unektelig et av de ledende navnene. Verktøyet og dets skybaserte tjenester hjelper bedrifter av alle størrelser med å minimere avfall. Samtidig kan bedriftseiere slutte å bekymre seg for datasikkerheten ved utskrift av konfidensielle rapporter.
Med PaperCut blir utskriftsopplevelsene dine herlige. De ansatte må ha med seg ulike enheter på jobben som smarttelefoner, nettbrett, Chromebook, bærbare datamaskiner osv. Det kan bli utfordrende for IT-systemadministratorer å sikre at alle drivere er på plass for enkel utskrift når det er flere enheter.
PaperCut løser dette effektivt med sine enkle utskriftstjenester som å sende en utskriftskommando til én kø og få kopien fra en hvilken som helst skriver, en felles MFD-berøringsskjerm for alle de forskjellige skrivermodellene, etc.
Du kan også distribuere svært sikker forretningsutskrift ved å bruke tjenestene. PaperCut bruker en treveis utskriftsbeskyttelse:
- Den lar deg sikre utskriftsinfrastrukturen før noen skriver ut noe som det du kan skrive ut, hvem som kan skrive ut osv.
- Under utskriftsprosessen kan du bruke 2-faktor autentisering og kortbasert sikret utskriftskopi.
- Når utskriften er ute og kopien er på kontoret, kan du implementere tiltak som vannmerking, revisjonsspor, digitale signaturer og utskriftsarkivering for å beskytte konfidensielle data.
Du får også noen gratisverktøy med PaperCut som et alternativt Google Cloud Print-verktøy PaperCut Mobility Print, QRdoc for stempling av forretningsdokumenter og PaperCut Views for utskriftsanalyse.
Print Conductor
Du kan skrive ut mer enn 90 forskjellige dokumenttyper uten engang å åpne filen hvis du prøver Print Conductor. Den kommer med en rask og pålitelig utskriftsmotor sammen med et enkelt og brukervennlig grensesnitt for masseutskrift. I tillegg kan du sortere utskriftsdokumenter, forhåndsvise utskriftsdokumentet, kontrollere batchutskriftsjobber og foreta raske utskriftsinnstillinger, alt fra ett program.
Verktøyet støtter alle slags moderne skrivere i lokale nettverk, wide area-nettverk eller skynettverk. I tillegg, bortsett fra fysiske skrivere, kan du bruke dette verktøyet til å administrere utskriftsoppgaver på virtuelle skrivere som PDF-skrivere og OneNote-skrivere.
I likhet med sine konkurrenter tilbyr Print Conductor en utskriftsanalysemodul. Det hjelper deg med å beregne papir- og blekkbehov før store batch-utskriftsjobber. Estimater er tilgjengelige på siden Detaljert rapport og rapport.
Print Manager Plus 9.0
Print Manager Plus 9.0 legger til en ny dimensjon til utskriftsadministrasjon ved å gi virksomheter uovertruffen kontroll, tilgang og utskriftsinnsikt i deres utskriftsoperasjoner. Utviklerne av dette verktøyet har perfeksjonert programmet sitt over flere tiår med bruk i mange selskaper.
Det er den banebrytende programvaren for utskriftsbehandling som representerer det aller beste innen sluttbrukerstøtte og teknologi. Ved å implementere dette verktøyet i organisasjonen din kan du redusere utskriftskostnadene, redusere papirsvinnet og motta forbedret utskriftsintelligens på tvers av avdelinger.
Følgende er noen av de bemerkelsesverdige egenskapene til denne utskriftsbehandlingsprogramvaren:
- IT-administrator kan live revidere utskriftsoppgaver for en ansatt, arbeidsstasjon, skriver, nettverk og kostnad.
- Utgivelsesstasjon med ID-kort eller betaling gjør utskriftsoppgaver strømlinjeformet for jobb eller trykkerier.
- Dens kvote- og budsjettinnstillinger lar deg spare penger ved å begrense utskrift av personer, arbeidsstasjoner eller skrivere.
Print Manager Plus 9.0 følger også en miljøvennlig policy for å gjøre kontoret eller trykkeriet grønnere. Det reduserer sløsing med blekk, energi og papir og reduserer dermed bedriftens karbonavtrykk.
uniFLOW
Et annet verktøy for å ta kontroll over utskriftsinfrastrukturen på arbeidsplassen er uniFLOW. Store organisasjoner og trykkerier som håndterer ulike avanserte utskriftsrigger som Canon, Xerox, Epson, Brother, Konica Minolta, etc., bruker dette verktøyet til å håndtere utskrifts-, skannings- og dokumenthåndteringsoppgaver.
Den har både på stedet og skybaserte applikasjoner for utskriftsadministrasjon. Både sky- og verktøy på stedet fungerer som en integrert portal for skanning, utskrift og administrasjon av enheter med enkelhet og absolutt sikkerhet.
uniFLOWs sikker utskrift og universelle driverfunksjoner er bemerkelsesverdige utviklinger du bør vite. Sikker utskriftsteknologi lar deg tilordne individuelle kontoer for hver ansatt. Ansatte må frigi den trykte kopien ved hjelp av sitt eget ID-kort eller PIN-kode. Videre må brukeren være tilstede før maskinen for å hente utskriftskopien.
Universaldriveren sikrer at applikasjonen støtter ulike enheter og utskriftsmaskiner. Brukere kan sende utskriftskommandoer til hvilken som helst nettverksskriver fra alle dataenheter som mobiltelefoner eller bærbare datamaskiner.
UniPrint InfinityCloud
UniPrint InfinityCloud er et annet populært verktøy for virtuelt skrivebordsgrensesnitt (VDI) og utskriftsadministrasjon for bedrifter med en skalerbar løsning. Siden det er et leverandør-agnostisk verktøy, kan applikasjonen kommunisere sømløst med alle moderne skrivere og dataenheter for utskriftsformål.
UniPrints løsning er perfekt for alle bedriftsstørrelser, fra startups til multinasjonale konglomerater. Det tilbyr også spesialiserte on-site og skytjenester for bransjer som bank og finans, forsikring, administrerte tjenesteleverandører (MSP), skytjenesteleverandører, myndigheter, ikke-statlige organisasjoner (NGOer) og helsevesen.
Den fremtredende utskriftsadministrasjonsløsningen inkluderer standardfunksjoner som en fleksibel forbruksmodell og verktøylisensiering, serverløs utskrift, utskriftsanalyse, utskriftssporing, utskrift fra hvor som helst og berøringsfri utskrift.
PrinterAdmin
Du kan også gi PrinterAdmin et forsøk hvis du trenger en praktisk utskriftshåndteringsløsning for en utdanningsinstitusjon eller bedrift. Verktøyet lar deg overvåke alt om utskrift som brukere, utskriftsmaskiner, arbeidsstasjoner og tilbakeføringer.
Den leveres også med et standard verktøy for utskriftsinnsikt eller analysemodul som informerer deg om utskriftsvolumet, blekkforbruket og de totale utskriftskostnadene til virksomheten din.
PrinterAdmin-verktøyet bringer avanserte funksjoner ombord. Disse er:
- Print Job Manager for utskriftsinnstillinger, kontooppretting, driveraktivering osv.
- Dokumentutgivelsesstasjon reduserer svinn og øker sikkerheten ved å frigi utskrift kun når brukeren er tilgjengelig.
- Print Watermarking-verktøyet lar deg fange utskriftsdetaljer.
Alle applikasjonene kommer med en 30-dagers gratis prøveperiode. Du kan benytte deg av prøvetilbudet og finne ut om verktøyet er verdig for virksomheten din ved å bruke det en stund.
Print Tracker Pro
Print Tracker Pro kommer med ett-klikks installeringsfunksjonen for å komme i gang med utskriftsbehandling på få minutter. Siden oppsettet og driften av dette verktøyet er enkelt, opplever dine ansatte eller kunder den beste servicen.
Det er en smart utskriftsadministrasjonsløsning som kan kommunisere med alle slags moderne skrivere og dataenheter nøyaktig, og minimerer nedetid for driverinstallasjon eller ikke-støtte for enheter.
Det robuste sporingssystemet gir all detaljert utskriftsrelatert innsikt som tonernivåer, målere, sideantall, skriverinstallasjoner og servicevarsler. Videre kan du konfigurere verktøyet til å sende deg påminnelser om blekkpåfylling eller faktorisering av skriverens måleravlesning til fakturaer.
Siste ord
Finn ovenfor en kirsebærplukket liste over populær og forretningsklar programvare for utskriftsadministrasjon. Du kan bruke hvilken som helst av disse appene for hjemmekontor, arbeidsplass, butikker, publikasjonshus eller kopibutikker.
Siden du er her, kan du også se på disse beste verktøyene for å konvertere nettsider til PDF og spare penger ved å unngå utskrift der du kan.