En av de viktigste aspektene ved å drive en vellykket bedrift er å sikre at alle delene av den er synkronisert med hverandre. For å holde disse delene i bevegelse og synkronisert, bør bedrifter ha et sett med prosedyrer for sine ansatte for å utføre rutineoppgaver eller standardoppgaver.
En virksomhet uten et skikkelig sett med dokumentasjon eller prosedyre er mer sannsynlig å smuldre opp og møte tidsfrister!
For eksempel må en bilprodusent utføre ulike rutinekontroller og -tester og finjustere for å generere maksimal effektivitet.
Og det er her standard operasjonsprosedyrer (SOP) kommer inn.
Ikke forveksle SOP med den ansattes regelbok eller arbeidsflytprosedyrer. I stedet fastsetter SOP-ene en trinn-for-trinn-guide for å utføre oppgavene for å øke effektiviteten og redusere organisatorisk tvetydighet.
Mens formålet med SOP-ene forblir intakt, varierer malene og trinnene avhengig av organisasjonens størrelse og bransje. Det er derfor vi har laget en liste over de beste SOP-malene for bedrifter i alle størrelser.
Innholdsfortegnelse
Hvorfor er SOP viktige?
SOP-er er ryggraden i en effektiv arbeidsflyt i en organisasjon. En detaljert SOP fungerer som en stående instruks for de ansatte og angir deres forventninger.
La oss gå dypere inn i fordelene med SOP-er:
#1. Forbedret onboarding
Mange organisasjoner bruker SOP-er for å fremskynde og forbedre innføringsprosessen. Helt fra første dag er de ansatte arvet med kraftige og detaljerte prosedyrer for å utføre sine rutineoppgaver.
Dette resulterer i bedre produktivitet og hjelper teamledere og ledere med å vurdere hver av sine nye ansatte.
#2. Opprettholder organisatorisk konsistens
En enhetlig prosedyreerklæring står for organisatorisk konsistens og holder alle teammedlemmer og ansatte på samme side.
Når hver av de ansatte har en klar forståelse av hvem de skal rapportere til og hvilke steg de skal ta videre på en hierarkisk måte, er det mindre sjanser for at ting går sørover.
#3. Forståelse av beste praksis
Repetisjon og revisjon av oppgavene skrevet i et dokument gir en bedre forståelse av beste praksis for rutineoppgaver i en avdeling.
Selv om SOP-ene bare er forslag, kan de bli til givende trinnvise veiledninger som gir dyp innsikt i hvordan en oppgave bør gjøres som er vant til interessentenes krav.
#4. Spar på trening
SOP-er kan spare tusenvis, om ikke millioner, til organisasjonen. Kostnaden for opplæring av eksisterende så vel som de nye ansatte kan minimeres ved å inkludere SOP-malene i opplæringssettene deres.
Betydelige eller små endringer i en organisasjon, som pensjoneringer, forfremmelser eller oppsigelser, bør heller ikke påvirke arbeidsflyten. SOPer setter en standardprosess for oppgavene som en ansatt har utført de siste årene.
#5. Opprettholder arbeidskvalitet
For å unngå de første hikkene, viser SOP seg å være en livredder. Når en eksisterende ansatt slutter og en ny ansatt slutter seg til, holder SOP-er hver enkelt ansvarlig for oppgavene de må gjøre og hvilken vei de bør ta for å oppnå maksimal effektivitet.
Hvordan lage standard driftsprosedyrer?
Å lage detaljerte og tydelige SOP-er kan være tidkrevende og ikke en cakewalk. Det er en rekke faktorer å vurdere når du utarbeider SOP-ene for organisasjonen din.
Her er trinnene som er involvert i å lage en standard operasjonsprosedyre:
- Identifiser formålet og oppgavene: Skriv ned formålet med å lage SOP og hvilke oppgaver du ønsker å oppnå ved å bruke dette. Hvis du ikke eier den daglige prosessen, sørg for å involvere interessentene og rollene som er ansvarlige for den.
- Kjenn publikummet ditt: Velg publikum når du tar et skritt foran for å skrive dokumentasjonen. Hvis du skriver en SOP for et publikum som trenger assistanse 24/7, er det viktig å lage dokumentasjon slik at folk enkelt kan ta over.
- Bestem strukturen til SOP: Det neste trinnet er å sette ideene ut i livet. Men før du skriver disse SOP-ene, velg en struktur, språk og tonalitet i SOP-en som er i tråd med merkevaren og bransjen din.
- Velg riktig mal: Selv om du alltid kan starte fra bunnen av, er det tonnevis av SOP-maler som er laget for alle bransjer eller mikronisjer. SOP-maler fremskynder skriveprosessen og sikrer at den overholder den standardiserte normen.
- Oppdater SOP: Det er også viktig å oppdatere SOPene ettersom prosessen endres fra tid til annen. Selv om manuell oppdatering kan ta tid, kan du bruke den automatiserte programvaren eller SOP-programvaren til å lagre og oppdatere SOP-ene dine.
Å skrive ned SOP-ene kan virke fristende fra trinnene ovenfor. Det blir enda mer spennende når du har en forhåndsdefinert mal for den. Nedenfor har vi delt de mest handlingsrettede SOP-malene (Standard Operating Procedure) for virksomheter som støtter en rekke brukstilfeller.
Smartsheet
Smartsheet tilbyr et omfattende utvalg av SOP-maler, inkludert ulike brukstilfeller som helpdesk-drift, hotell- og gjeste-SOP, lager-SOP-er og til og med SOP-er for sanitærrengjøring.
Hver av disse SOP-ene er utformet i samsvar med industristandardene og prosessen som de fleste team vil ta for å maksimere effektiviteten.
Jeg liker virkelig IT Standard Operating Procedure Template fra Smartsheet. Følgende mal fastsetter hvert trinn og opprettholder et flytskjema over en IT-drift. Det er en forutsetning for å forstå etterlevelse av regler og forskrifter.
Smartsheet IT-driftsmal
Denne malen er tilgjengelig i Word-format og setter opp en påminnelse om å utføre rutineoppgaver som også inkluderer dokumentfeilsøking, sikkerhetshendelser og oppsettsprosedyrer, samt opprettelse av prosedyrediagrammer og planlagt vedlikehold.
Klikk opp
SOP-malene av Klikk opp er skimmable og engasjerende og inkluderer alle detaljer som standard SOP bør ha. ClickUp-maler er brukervennlige og raske nok til å implementere i din standardprosedyre.
Det er over 15 brukstilfeller den støtter, inkludert salg, support, HR, økonomi, IT, design og annet.
Min favoritt er HR SOP-malen. I stedet for å bruke tradisjonell Excel eller manuell oppdatering, lager denne fengslende SOP-malen en sjekkliste for alle oppgaver. Det legger grunnlaget for å automatisere repeterende oppgaver.
HR SOP-mal av ClickUp
Denne malen lister ned alle ansvarsområder til HR-avdelingen, rett fra onboarding til rekruttering og offboarding til andre rutineoppgaver.
Guru
En fordøyelig, men likevel detaljert SOP for teamene for å strømlinjeforme deres interne prosess og identifisere problemet den løser. Faktisk fant jeg hver av de SOP-maler av Guru raskt tilpasningsdyktig og skumbar som er vant til selv for nybegynnere.
Malen starter med formålet med oppgaven og konteksten for å lage SOP. Den andre delen av delen inkluderer «Hvordan behandle», som ser ut som en detaljert trinn-for-trinn-guide.
Guru inkluderer ulike SOP-maler, inkludert produktdokumentasjon, merkevareretningslinjer, endringsledelse, ansattes onboarding osv. Du kan sjekke ut listen over maler her.
Guru standard operasjonsprosedyre maler
Scribehow
Den neste på listen er en fordøyelig standardmal av Scribehow. Deres SOP garanterer konsistens og kvalitet i driften for å sikre at teamet ditt overholder regulatoriske og juridiske krav.
Hvis du vil lage en mal som er enkel å skumme, er Scribehows SOP-mal det riktige valget å starte.
Scribehow SOP mal
Malen starter med tittelen, etterfulgt av versjonen og gjeldende versjonsdato. Innholdsfortegnelsen gjør det veldig enkelt å hoppe til noen av seksjonene.
Ved videre rulling kan brukere få detaljene om oppgavene, inkludert formålet, omfanget av dokumentet og ansvar. Deretter inkluderer malen How-to-prosessen, som brytes ned i enkle undertrinn.
Den beste delen? Scribehow inkluderer også detaljene for hver revisjon sammen med godkjenningsdatoen og versjonshistorikken.
Process.st
Process.st er en AI-drevet plattform som tilbyr SOP-programvare samt et enormt bibliotek med maler. Plattformen gir deg to typer maler; den første for å lage prosedyrene fra bunnen av og den andre for å lage manuelle prosedyrer.
Deres standard malstruktur er mer detaljert og beskrivende sammenlignet med Scribe. De fleste av disse malene er designet med tanke på ISO-standardens kvalitetsstyringssystem.
Process.st tilbyr 50+ gratis og nedlastbare maler som kan legges til kontoen eller lastes ned gratis i PDF-format. Du kan bla gjennom malene etter kategorier som innholdsmarkedsføring, ombordstigning av ansatte og kunder, virksomhet, konstruksjon, sikkerhet, IT, drift og andre.
TemplateLAB
TemplateLAB har et bredt utvalg av SOP-maler i nedlastbart Word-format. De har SOP-maler for forretningsprosesser, juridisk ledelse, HR og eiendom, samt for kunst- og mediebedrifter.
Det beste er at disse SOP-malene er enkle å redigere og ikke etterlater noen oppgaver uten tilsyn. Det jeg likte best med TemplateLAB er den enkle designen, men den lykkes med å dekke hver detalj du vil inkludere i SOP-en din.
For eksempel dekker denne SOP-en for forskningsnettstedet forkortelsene og definisjonene av de involverte prosessene. Når du ruller nedover, har sjekklisten for rutineoppgaver prinsipper, prøver, utstyr, reagenser og løsning, kvalitetskontroll og avfallshåndtering.
SOP-mal fra Templatelab
Jotform
Jotform er en online skjemabygger som dekker ulike brukstilfeller for forretningsplaner og SOP-er. Jotform tilbyr alt rett fra deres SOP-side; dvs. du trenger ikke å laste ned og redigere SOP-ene i Word- eller PDF-format.
Når du hopper til siden deres, vises SOP-malene i form av et spørreskjema du kan fylle ut og sende malen for gjennomgang til interessentene.
Etter godkjenningen kan SOP-ene lastes ned i PDF-format.
Jotform SOP mal
Det jeg likte med Jotform er dens tilpassbare elementer som du kan legge til eller fjerne fra SOP-malene. Du kan også legge til eller fjerne sider for å legge til flere detaljer til SOP.
Forestilling
Forestilling har en detaljert SOP-mal som er designet for små bedrifter. Det finnes imidlertid ingen forhåndslagde maler for en bestemt bransje. Det er bare én standard mal du kan bruke og gjøre endringer for teamet ditt.
Selv om de mangler kategoriseringen og det store utvalget av maler, kan du bruke dem til å lage fordøyelige og raske å lese SOP-er.
Den første folden av malen inkluderer tittelen på prosedyren og datoen for opprettelse, sammen med avdelingen som har opprettet den. Deretter legger du til konteksten manuelt eller legger inn lenken i form av PDF, Google Disk eller Maps og inkluderer koblingene for alle relevante dokumenter.
Du kan også legge til bransjespesifikke terminologier og legge ned prosessen i trinn. Den beste delen? Du kan tegne ned trinnene ved å bygge inn videoen fra Loom eller Miro.
Du kan også merke eller legge til navnene på personene som er ansvarlige for oppgavene på hvert trinn.
Kipwise
Kipwise SOP-maler er designet for markedsførings- og salgsteamet, driften, kundestøtten og for HR-teamene. Denne standardmalen følger samme struktur som de fleste maler gjør.
Ved registrering kan du redigere malen rett fra plattformen. Forfatteren kan legge til eller fjerne oppgaven tilsvarende. Du kan også inkludere relevante og relaterte lenker, for eksempel møtelenker, ressurser og veiledninger for å strømlinjeforme arbeidsflyten.
Siste tanker
SOP-maler kan eliminere timer med hodeskraping. De fleksible SOP-malene trenger litt redigering og tilpasning for å lage dokumentasjon som gjør rutineoppgavene spennende og raske å huske.
Bla gjennom disse gratis malene og sett den beste i aksjon for å styrke teamet ditt.
Deretter kan du sjekke ut Notion-prosjektstyringsmaler for å transformere arbeidsflyten din.