Word til CSV: Konverter enkelt dataene dine!

En kommaseparert fil, ofte forkortet til CSV, lagrer data på en strukturert måte, med verdier adskilt av kommaer eller andre skilletegn. Denne filtypen er hyppig brukt for å overføre informasjon mellom ulike applikasjoner. Har du data organisert i en tabell i et Word-dokument, kan en CSV-fil være veien å gå for å importere dataene til andre programmer.

Tenk deg at du har en omfattende liste over e-postkontakter i en Word-fil og ønsker å benytte et nettbasert verktøy for å sjekke og rydde opp i listen. I mange tilfeller vil en CSV-fil være nødvendig for å utføre dette. Mange online-applikasjoner aksepterer kun CSV-filer grunnet den brede kompatibiliteten på tvers av Mac, Windows og Linux. Det er et effektivt format for dataoverføring.

La oss begynne med å åpne Word-filen som inneholder dataene du skal importere. I dette eksempelet bruker vi en enkel e-postliste.

Som du ser, er dataene separert med kommaer og plassert på egne linjer, lik strukturen i et regneark som Excel. En CSV-fil kan ha en mer kompleks struktur, men dette er et enkelt utgangspunkt.

Når du er klar, klikker du på «Fil»-fanen øverst i venstre hjørne av Word-vinduet.

Velg alternativet «Lagre som» i menyen til venstre.

Fra listen over filtyper, velg «Ren tekst». Dette vil lagre filen som en TXT-fil. Klikk «Lagre».

Du vil nå få en melding om at formatering, bilder og andre objekter vil gå tapt. Siden vi bruker en enkel tekstfil, er ikke dette et problem. Bare la alt stå som det er og klikk «OK».

Nå skal vi åpne Microsoft Excel. Når Excel starter, velg «Åpne» fra menyen på venstre side.

Finn TXT-filen du nettopp lagret. Husk å endre filtypen i rullegardinmenyen til «Tekstfiler» for å se filen. Standardinnstillingen viser kun Excel-filer.

Når du har valgt filen og trykket «Åpne», vises tekstimportveiviseren. Sjekk at «Skille tegn» er valgt. Du kan også velge hvilken rad dataene skal starte. Vi beholder vår på første rad. Klikk deretter på «Neste».

I neste vindu, sjekk at «Komma» er valgt som skilletegn. Du vil se en endring i forhåndsvisningen. Klikk så på «Neste».

I det siste vinduet angir du kolonneformat. Vi lar vårt være «Generelt», men du kan endre dette avhengig av type data du importerer. Klikk på «Fullfør» når du er klar.

Dataene er nå importert og organisert i Excel.

Nå skal vi lagre filen som en CSV-fil. Gå til «Fil»-fanen igjen.

Velg «Lagre som» fra menyen til venstre.

I filtype-menyen ser du at det er tre forskjellige CSV-formater:

CSV UTF-8
CSV (Macintosh)
CSV (MS-DOS)

Det er en liten forskjell mellom det første og tredje alternativet. Velg det andre alternativet hvis du bruker Mac. I dette eksemplet velger vi «CSV (MS-DOS)».

Klikk til slutt på «Lagre». Du har nå konvertert Word-filen til en CSV-fil.