Hver dag skal vi gjøre en rekke oppgaver, men ikke alle haster eller er viktige for den saks skyld. Å lære å bruke Eisenhower Matrix vil hjelpe deg med å prioritere oppgavene dine og bli mer produktiv.
Eisenhower-metoden eller matrise er en populær tilnærming som brukes av millioner av mennesker over hele verden for å prioritere oppgavene du har i hånden. Med dens hjelp kan du kategorisere oppgavene dine basert på viktighet og haster. Det hjelper deg også å forstå oppgavene som bør delegeres til andre eller slettes.
I denne artikkelen vil vi ta en titt på denne matrisen, dens betydning for oppgavehåndtering og produktivitet, måter å implementere den på og noen malressurser.
Innholdsfortegnelse
Hva er Eisenhower Matrix?
Eisenhower-matrisen er et rammeverk for oppgaveprioritering og tidsstyring. I motsetning til en vanlig oppgaveliste, lar den deg kategorisere og prioritere viktige og tidssensitive oppgaver. Det er også kjent som Eisenhower Decision Matrix, Urgent-Important Matrix og Eisenhower Box.
Tradisjonelt ser det ut som en firkantet boks med fire kvadranter. Hver kvadrant representerer det haster eller viktigheten av en bestemt oppgave. Boksene på x-aksen representerer presserende og ikke hastende oppgaver, mens boksene på y-aksen viser viktige og uviktige oppgaver.
Viktigheten av Eisenhower Matrix for oppgaveprioritering
Identifisere de prioriterte oppgavene
Denne matrisen lar deg identifisere og fokusere på de viktigste oppgavene først ved å måle dem for haster og viktighet. Deleger mindre viktige oppgaver
Matrisen identifiserer presserende, men ikke viktige oppgaver, og lar deg delegere dem til teammedlemmer. Dermed får du tid til å fokusere på viktigere oppgaver.
Spor fremgang
Denne matrisen er også nyttig for å overvåke oppgavefremdriften og identifisere eventuelle flaskehalser. Derfor kan du fullføre prosjektene dine i tide.
Sletting av unødvendige oppgaver
Oppgaver som ikke haster eller er viktige, kan slettes helt fra oppgavelisten din. Dermed vil ikke oppgavelisten din bli overveldet.
Spare tid
Hvis du har en lang liste med oppgaver som ikke er sortert basert på prioritet, går det bort mye tid på å bestemme deg for hvilken du skal gjøre først. Eisenhower Matrix løser dette problemet og forteller deg hvilken oppgave du skal begynne med.
Hvordan bruke Eisenhower Matrix som et produktivitetsverktøy
- Du må lære å bruke denne matrisen på riktig måte for å få mest mulig utbytte. Avhengig av dine preferanser kan du lage en matrise for daglige oppgaver eller kombinere den månedlige oppgavelisten din. I begge tilfeller vil regelmessig trening øke din perfeksjon.
- Nøyaktig å identifisere den mest avgjørende oppgaven vil sikre maksimal produktivitet. Velg oppgaver som vil ha maksimal effekt i livet eller arbeidet ditt.
- Oppgaver som vil falle inn under delegatkategorien bør tildeles noen andre. Finn ut hvilket teammedlem som er best egnet for disse oppgavene, og deleger oppgavene til dem.
- Med mindre matrisen din er for daglige oppgaver, må du jevnlig gjennomgå den. Sjekk din daglige timeplan og oppdater matrisen som din daglige tidsplan og nye oppgavetildelinger.
- Merk av for de fullførte oppgavene, da dette vil gi deg en følelse av prestasjon og suksess. Dette vil også gjøre deg mer produktiv.
- Etter å ha laget denne matrisen, må du oppriktig fullføre oppgavene. Mange ender opp med å utsette oppgavene som er viktige, men ikke haster. Dette er imidlertid et stort nei-nei hvis du ønsker å forbli produktiv.
- Graden av haster og viktighet endres i en oppgave. Du må være fleksibel for å holde deg produktiv uansett hvilke oppgaver som dukker opp.
Trinn-for-trinn-veiledning for å implementere Eisenhower-matrisen
For å lage en manuell Eisenhower Matrix, må du tegne fire bokser inne i en firkantet boks. Dermed får du fire kvadranter som skal hete Do, Schedule, Delegate og Delete. For bedre forståelse, husk at de to kolonnene skal inneholde oppgaver som haster og ikke haster.
På den annen side skal rekkene ha oppgaver som er viktige og ikke viktige. Ta en titt på hvordan du inkluderer oppgavene i forskjellige kvadranter av matrisen:
Kvadrant 1: Gjør
Den aller første kvadranten inneholder oppgaver som er både viktige og haster. Vanligvis er oppgaver med nærmer seg tidsfrister inkludert i denne boksen. Disse oppgavene må fullføres i dag eller i morgen.
Kvadrant 2: Tidsplan
I andre kvadrant legger du oppgavene som er viktige, men ikke haster. Her plasserer du vanligvis oppgavene som hjelper deg eller din bedrift på sikt, selv om de ikke viser noen umiddelbar effekt. Mens du planlegger en oppgave, sørg for at du ikke trenger å flytte dem til kategorien Gjør ved å sette av nok tid.
Kvadrant 3: Delegat
Det er alltid noen oppgaver som haster, men som ikke er viktige. I så fall må du sette disse oppgavene i tredje kvadrant og delegere dem til andre. Hvis andre teammedlemmer er opptatt eller det ikke er noen som kan fullføre denne oppgaven, kan du flytte dem til senere.
Disse oppgavene har vanligvis en negativ innvirkning på produktiviteten din. Derfor er det bedre å delegere dette og spore dem via e-post eller oppgavebehandlingsverktøy
Kvadrant 4: Slett
Den fjerde eller siste kvadranten av denne matrisen inneholder produktivitetsdrepere som verken haster eller er viktige. Du må identifisere og eliminere dem fra oppgavelisten din for å bli mer produktiv.
Her er noen plattformer der du kan få Eisenhower Matrix-maler og tilpasse dem med dine egne oppgaver.
Smartsheet
Smartsheet tilbyr en god samling av Eisenhower Matrix-maler som du kan laste ned direkte. Malene er tilgjengelige i formatene Word, Excel, PowerPoint, PDF, Google Docs, Google Sheets og Google Slides.
Miro
Miro tilbyr også en Eisenhower Matrix-mal der du kan prioritere eller delegere oppgaver etter behov. Malfargen, formatet og teksten kan redigeres på Miro-grensesnittet og deles med andre.
Monday.com
På monday.com får du vår Eisenhower-matrisebaserte mal for å administrere oppgavene dine og øke produktiviteten. Den lar deg bestemme handlingen basert på at det haster og viktig. I tillegg kan du tildele oppgaver til lagkamerater og oppdatere oppgavestatusen.
Forestilling
Ide-brukere kan også bruke malen for Eisenhower Matrix. Den lar deg legge til tagger som haster og viktig, og markere fullført når en oppgave er fullført.
Kreativt
Createlys Eisenhower Matrix-mal er svært tilpassbar. Du kan legge til forskjellige former og bilder til den. Størrelsen på boksene kan også endres. Du kan også dele den med kollegene dine.
Asana
Asana lar deg lage din egen mal ved å kategorisere oppgavene. Du kan legge til riktige tagger på hver oppgave for å forstå hvilken oppgave du skal utføre først og hvilken du skal delegere.
Vertex42
Malen tilgjengelig på Vertex42 passer for Excel og Google Sheets. Du kan imidlertid også laste ned den redigerbare PDF-versjonen og gjøre endringer i den. Når en oppgave er utført, kan du identifisere den med haken.
Evernote
Evernote Eisenhower Matrix-malen har fire kvadranter der du kan sortere oppgaver basert på viktighet og haster. Den lar deg også legge til navn for personene som skal ha ansvaret for de delegerte oppgavene. Når du har fullført en oppgave, kan du til og med merke den som ferdig slik at lagkameratene kan vite det.
Xtensio
Xtensio har en fargekodebasert mal som du kan bruke for å prioritere oppgaver basert på viktighet og haster. Med dens hjelp kan teamet ditt enkelt finne ut hvilken oppgave de skal utføre først.
HubSpot
Hvis du leter etter maler som passer for Excel og Google Sheets, er HubSpot stedet å finne dem. Du kan laste ned denne malen på datamaskinen din og redigere den ved å bruke de nevnte programmene. Den kan også deles med teammedlemmene dine.
Moqups
Moqups har en redigerbar mal for Eisenhower-matrisen som du kan redigere på den plattformen. Foruten fargekoden for hver kvadrant, er det også relevant emoji som uttrykker betydningsnivået.
Visuelt paradigme på nett
Visual Paradigm Online tilbyr maler som enkelt kan tilpasses ved hjelp av online tegneverktøy. Du kan endre størrelsen, legge til tekst etter eget ønske, legge til forskjellige bilder og former og utføre frihåndstegning.
Konklusjon
Alle kan bruke Eisenhower Matrix i sitt personlige eller profesjonelle liv for å finne ut oppgavene som trenger umiddelbar oppmerksomhet. Det hjelper deg med å prioritere presserende oppgaver og slette unødvendige fra oppgavelisten.
Du kan følge instruksjonene ovenfor for å implementere denne metoden. Eller du kan bruke malene fra de gitte ressursene. Ta også en titt på prosjektprioriteringsmatrisen.