Enkelte ganger kan store mengder data i en enkelt kolonne gjøre et Microsoft Excel-regneark uoversiktlig. For å forbedre lesbarheten, kan du vurdere å dele kolonnen opp ved hjelp av funksjonene «Tekst til kolonner» eller «Hurtigfyll».
«Tekst til kolonner» erstatter den eksisterende enkeltkolonnen med flere kolonner som inneholder de samme dataene. «Hurtigfyll» derimot, replikerer dataene og deler dem opp i nye, separate kolonner, samtidig som den opprinnelige kolonnen forblir uendret.
Slik bruker du Tekst til kolonner i Excel
Microsoft Excel har en innebygd funksjon som gjør det mulig å dele opp lange kolonner. Dette gjøres ved å bruke et skilletegn, som for eksempel et komma eller semikolon, for å separere dataelementene.
Denne funksjonen kalles «Tekst til kolonner» og du finner den under «Data»-fanen i Microsoft Excels bånd.
For å demonstrere denne funksjonen, bruker vi et datasett (en ansattliste med navn, fødselsdato og annen informasjon) som er lagret i en enkelt kolonne. Hvert dataelement er plassert i en egen celle, atskilt med semikolon.
Først må du markere cellene som inneholder dataene (i eksemplet over er det cellene A1 til A12).
Gå til «Data»-fanen i Excel, og klikk på «Tekst til kolonner»-knappen som du finner i «Dataverktøy»-delen.
Dette vil åpne «Konverter tekst til kolonner»-vinduet, hvor du kan begynne å dele opp dataene. Velg «Skilletegn» og klikk «Neste» for å fortsette.
Som standard vil Excel prøve å dele opp enkeltkolonnen ved hjelp av tabulatorer. Dette fungerer ikke i vårt eksempel, ettersom dataene er atskilt med semikolon.
Velg alternativet «Skilletegn». I dette eksemplet bruker vi semikolon som skilletegn.
Du kan se et forhåndsvisning av hvordan de konverterte dataene vil se ut i «Forhåndsvisning av data»-delen nederst i vinduet.
Når du er klar, klikker du «Neste» for å fortsette.
Nå må du spesifisere celletypene for hver kolonne. Hvis en kolonne inneholder datoer, kan du velge riktig datoformat for den. Standardinnstillingen for alle kolonner er «Generelt».
Med dette alternativet vil Excel forsøke å bestemme datatypen for hver kolonne automatisk. For å endre dette manuelt, klikker du på ønsket kolonne i «Forhåndsvisning av data»-delen. Deretter velger du riktig datatype under «Kolonnedataformat».
Hvis du vil hoppe over en kolonne, velger du den og klikker «Ikke importer kolonne (Hopp over)». Klikk «Fullfør» for å starte konverteringen.
Din enkeltkolonne vil nå være delt opp i separate kolonner, med hvert element separert av skilletegnet du valgte, og med celleformatene du har spesifisert.
Slik bruker du Hurtigfyll i Excel
Hvis du ønsker å beholde de originale dataene intakt, men likevel separere informasjonen, kan du bruke «Hurtigfyll»-funksjonen.
I vårt ansattliste-eksempel har vi en enkelt kolonne (kolonne A) med en overskriftsrad, og dataene er separert med semikolon.
For å bruke «Hurtigfyll»-funksjonen, starter du med å skrive inn kolonneoverskriftene i rad 1. I vårt eksempel vil «Ansatt-ID» stå i celle B1, «Fornavn» i celle C1, osv.
Velg overskriftscellen for hver kolonne. Start med B1 («Ansatt-ID» i dette eksemplet), og klikk deretter på «Hurtigfyll»-knappen under «Dataverktøy»-delen i «Data»-fanen.
Gjenta denne handlingen for hver av overskriftscellene (C1, D1, osv.) for å fylle de nye kolonnene med tilhørende data.
Hvis dataene er formatert korrekt i originalkolonnen, vil Excel automatisk separere innholdet ved å bruke den originale overskriftscellen (A1) som veiledning. Hvis du får en feilmelding, skriv inn den første datverdien i cellen under overskriftscellen, og klikk deretter «Hurtigfyll» igjen.
I vårt eksempel vil dette være det første dataeksemplet i celle B2 («101») etter overskriftscellen i B1 («Ansatt-ID»).
Hver nye kolonne vil fylles med data fra originalkolonnen, ved å bruke den første eller andre raden som veiledning for å velge de riktige dataene.
I eksemplet ovenfor er den lange kolonnen (kolonne A) delt opp i seks nye kolonner (B til G).
Siden utformingen av rad 1 til 12 er konsistent, vil «Hurtigfyll»-funksjonen klare å kopiere og skille dataene ved hjelp av overskriftsraden og den første datverdien.