Det vanligste spørsmålet som dukker opp blant Teams-brukere er hvordan man legger ut en melding i Teams når de planlegger en ferie eller lang permisjon. Når du drar på ferie eller tar en pause, slår du ofte av varslene til chatteappene dine. Men folk som ikke vet om fraværet ditt sender meldinger selv når statusen er frakoblet. Imidlertid, i motsetning til andre apper, tilbyr Microsoft Teams deg en funksjon kalt Out of Office (OOO) som vil være nyttig i ditt fravær. Out of Office (OOO) i Teams lar deg angi en melding og planlegge en dato, som vises til alle som sender deg tekstmeldinger i ditt fravær. Du vet kanskje ikke hvordan du setter fraværende i Teams eller hva du skal skrive i en melding om å jobbe hjemmefra, så les følgende veiledning for å lære om det.
Innholdsfortegnelse
Hvordan sette seg fra kontoret i team
Det kan være forskjellige grunner til at noen ønsker å bruke Ikke-på-kontoret-innstillingen. Noen av dem kan være:
- Ut på konferanser, kundemøter eller workshops.
- Når du er i barsel- eller sykemelding i flere dager.
- Hvis du tar en personlig dag.
- Hvis du er på ferie noen dager.
En liste over metoder for å sette fravær i team er gitt nedenfor. Følg instruksjonene nøye.
Metode 1: Gjennom Angi statusmeldingsfunksjon
Du kan angi en fraværsmelding fra profilbildet ditt. Dette trinnet er grunnleggende og enkelt å følge:
1. Trykk på Windows-tasten, skriv inn Microsoft Teams, og klikk deretter på Åpne.
2. Klikk på profilbildet ditt.
3. Klikk deretter på alternativet Angi statusmelding, som vist.
4. Velg alternativet Planlegg bort fra kontoret.
5. Slå på Slå på automatiske svar.
6. Skriv inn meldingen i boksen under alternativet Ikke på kontoret.
7. Merk alternativet Send svar utenfor organisasjonen min, og velg deretter Alle eksterne avsendere.
8. Merk av for alternativet Send svar kun i løpet av en tidsperiode, og still inn dato og klokkeslett.
9. Klikk på Lagre-knappen.
Metode 2: Gjennom Microsoft Team Settings
På samme måte kan du angi fraværsmeldinger fra innstillingene. Slik setter du fravær i Teams-innstillinger.
1. Åpne Teams-appen og klikk på ikonet med tre prikker, som vist.
2. Velg Innstillinger fra listen.
3. Rull ned for å finne Ikke på kontoret og klikk på Tidsplan-knappen.
4. Følg trinn 5-8 fra metode 1.
Metode 3: Gjennom Microsoft Outlook-appen
Hvis du har samme konto for Microsoft Teams og Outlook, vil konfigurering av en Ikke fra kontoret-melding i Outlook synkronisere den med Microsoft Teams. Så følg disse trinnene for å sette fravær i Teams.
Merk: Meldingen skal synkroniseres i sin egen vilje. Det skjer ikke med en gang. Dessuten kan du bare angi en fraværsmelding i Outlook hvis du bruker en Outlook-e-post eller en Microsoft-konto-e-post.
1. Gå til Outlook-nettstedet i nettleseren din.
2. Klikk på Innstillinger-ikonet, som vist.
3. Velg alternativet Mail i Innstillinger.
4. Klikk på alternativet Automatiske svar, som vist.
5. Slå på Automatiske svar.
6. Merk nå alternativet Send svar kun i løpet av en tidsperiode og still inn tiden, som vist.
7. Merk alternativene nedenfor i henhold til dine krav.
- Blokker kalenderen min for denne perioden
- Avslå automatisk nye invitasjoner for hendelser som skjer i denne perioden
- Avslå og avbryt møtene mine i denne perioden
8. Skriv inn meldingen i boksen nedenfor og klikk på Lagre-knappen.
Dermed er dette metodene for å sette fravær i team.
Slik slår du av fravær
Her har vi listet opp to metoder for å slå av Ikke til stede-funksjonen i Teams.
Metode 1: På Microsoft Teams
Du kan slå av Ikke på kontoret i Teams før den forhåndsinnstilte datoen for å forhindre at meldingen vises. Etter den angitte datoen stopper Teams automatisk visningen av meldingen.
1. Start Microsoft Teams-appen fra søkefeltet i Windows.
2. Klikk på ikonet med tre prikker, som vist.
3. Klikk på Innstillinger fra listen.
4. Rull ned for å finne Ikke til stede, og klikk deretter på Vis-knappen.
5. Slå av alternativet Slå på automatiske svar.
6. Klikk på Lagre-knappen.
Alternativ II: På Microsoft Outlook
Som vi diskuterte hvis du har satt fraværende i Outlook, vil det synkroniseres i Microsoft-team. Så du må slå av Ut av kontoret-innstillingen fra Outlook.
1. Åpne Outlook-nettleserversjonen.
2. Klikk på Innstillinger-ikonet, som vist.
3. Velg alternativet Mail i Innstillinger.
4. Klikk på alternativet Automatiske svar, som vist.
5. Slå av alternativet Automatiske svar på.
6. Klikk på Lagre-knappen.
Hvordan skrive Arbeide hjemmefra Ikke-på-kontoret-melding
Her er en oversikt over hva du må huske når du skriver meldingen:
- Sørg for at den er oppdatert – Det er ikke et godt tegn hvis meldingen din ikke er nøyaktig. Oppdater meldingen regelmessig.
- Oppgi ytterligere kontaktinformasjon – Sørg for å nevne kontaktinformasjonen til andre kolleger i en nødsituasjon.
- Nevn datoen for retur.
- Følg selskapets retningslinjer og vurder bedriftskultur – Ikke komponer dumme meldinger utenfor kontoret som fører til et dårlig inntrykk.
- Vær takknemlig på slutten av meldingen.
ofte stilte spørsmål
Spørsmål 1: Hvordan sette fraværende fra telefonen?
Svar: I Android Teams-appen har du ikke det eksakte alternativet Ikke på kontoret, men du kan finne alternativet Angi statusmelding som viser folk statusen din når de sender meldinger eller omtaler deg.
Spørsmål 2: Har Fravær-melding noen ordbegrensning?
Svar: Ja, du har en grense på 280 ord.
***
Metodene ovenfor bør hjelpe deg med å vite svaret på hvordan du setter ut av kontoret i Teams uten problemer. Vi håper at denne veiledningen om hvordan du skriver å jobbe hjemmefra, var nyttig. Fortell oss hvilken metode som fungerte best for deg. Hvis du har spørsmål eller forslag, send dem gjerne i kommentarfeltet.