Firmaets formelle innkjøpsprogram krever en dyktig og visuelt tiltalende innkjøpsordremal som nøyaktig representerer organisasjonens image.
Selv om det kan være nyttig å gjenbruke eksisterende skjemaer og gjøre noen justeringer, er en godt utformet innkjøpsordremal avgjørende for å strømlinjeforme prosessen og sikre inkludering av viktig bedriftsinformasjon.
Å gjenskape en ny mal hver gang kan være tidkrevende, så å ta i bruk en standardisert innkjøpsordremal er den ideelle løsningen.
Men før vi fordyper oss i maldesignene, la oss se på viktigheten av innkjøpsordrer i din bedrift.
Innholdsfortegnelse
Hva er kjøpsordrer og deres betydning i forretningstransaksjoner?
En innkjøpsordre er et formelt dokument som letter en kjøpers og leverandørs kommunikasjon og avtale. Ved leverandørens aksept av innkjøpsordren dannes et kontraktsforhold, der den ene parten godtar å levere de spesifiserte varene eller tjenestene og den andre samtykker i å foreta betalingen.
Betydningen av innkjøpsordrer i forretningstransaksjoner er følgende:
- Den fungerer som en forespørsel om en spesifikk vare eller tjeneste og inkluderer viktige detaljer som varetype, mengde og avtalt pris.
- Innkjøpsordren inneholder kjøperens navn, logo, kontaktinformasjon og leverandørens detaljer.
- Den etablerer retningslinjer, inkludert leveringsdato, plassering, frekvens og annen relevant transaksjonsrelatert informasjon. Hver innkjøpsordre er tildelt et unikt identifikasjonsnummer, noe som sikrer enkel gjenfinning og referanse, spesielt i tvister.
- Dessuten legger de til rette for effektiv journalføringspraksis, og sikrer gjenfinning av viktige transaksjonsdata.
Samlet sett gir innkjøpsordrer gjensidige fordeler for kjøpere og leverandører ved å stimulere til tydelig kommunikasjon og effektivisere kjøpsprosessen.
Hvordan velge den beste malen for kjøpsordre?
Her er noen flere aspekter for å hjelpe deg med å velge den best egnede innkjøpsordremalen for dine forretningsbehov:
- Relevante data: Den må kun inneholde relevant informasjon som er relevant for bestillingen, for eksempel bestillingsnummer, fraktdetaljer, faktureringsinformasjon, varebeskrivelser, mengder og totalpriser.
- Brukervennlig: De mest effektive innkjøpsordrene er preget av enkelhet og klarhet. En lettfattelig innkjøpsordre vil hjelpe leverandørene med å behandle bestillingene dine mer effektivt.
- Tilpasningsalternativ: Se etter en mal der du enkelt kan tilpasse firmalogoen din, handlingsfremmende uttrykk og eventuelle unike detaljer som kreves av kjøpsprosessen.
I denne artikkelen skal vi grave i ulike nedlastbare maler for innkjøpsordre.
Her er noen alternativer som er kjent for å tilby kvalitetsinnkjøpsordremaler:
Vertex42
Integrering Vertex42-er innkjøpsordremal hjelper med å automatisere prosessen med å inkludere varenumre og enhetspriser ved generering av nye bestillinger, noe som eliminerer behovet for manuell dataregistrering hver gang.
Egenskaper:
- En rimelig forretningsløsning som passer innenfor budsjettet ditt.
- Nedlastbare maler for Excel, OpenOffice og Google Sheets.
- Lagrer en sikkerhetskopi for hver betydelig leverandør.
Når du utvikler en ny innkjøpsordre, må du bare finne master PO-malfilen og duplisere den, slik at den kopierte filen får et meningsfylt navn i henhold til ditt foretrukne format.
TemplateLab
TemplateLab’s Innkjøpsordremaler gjør det mulig for firmaer å føre nøyaktige registre over kjøpene sine, og minimerer feil som kan føre til økonomiske tap. Bedrifter kan unngå forvirring for leverandører ved å bruke malen for innkjøpsordreskjema, forhindre overfakturering og sikre at riktige mengder bestilles.
Egenskaper:
- Det unike identifikasjonsnummeret tildeles hver kjøpsordre for enkel sporing.
- Det er gitt en spesiell del for å skissere vilkårene.
- Plass til å inkludere skatt, samt eventuelle rabatter eller kampanjer.
Det er viktig å fylle ut bestillingsskjemaet med forhåndsdefinerte verdier for hvert felt for å gi klarhet og forhindre potensielle problemer. Det er viktig å fylle ut bestillingsskjemaet med forhåndsdefinerte verdier for hvert felt for å gi klarhet og forhindre potensielle problemer.
Nitro
Nitro tilbyr en ideell innkjøpsordremal for selskaper som er involvert i storskala innkjøp av deler for produktskaping eller varer for videresalg.
Egenskaper:
- Gi omfattende bedriftsdetaljer for effektiv frakt.
- Spesifiser varene og antallet som bestilles for å unngå feil.
- Det gir muligheten til å nevne eventuelle unike krav, for eksempel fraktforsikring eller spesielle håndteringsinstruksjoner.
Denne malen lar bedrifter raskt generere flere innkjøpsordrer for forskjellige leverandører samtidig som de opprettholder et konsistent grunnleggende format. Dette eliminerer å lage en ny mal for hver bestilling, noe som sikrer en enkel og rettidig kjøpsprosess.
Faktura hjem
Faktura hjem tilbyr en mangfoldig samling av over 100 innkjøpsordremaler, som etterlater et varig inntrykk av profesjonalitet og klasse hos kundene dine. Med deres brukervennlige grunnmaler kan du enkelt opprette en kjøpsordre og sende den via e-post i løpet av sekunder.
Egenskaper:
- Over 100 attraktive maler og ulike logoer å velge mellom.
- Ingen «Invoice Home»-logo er lagt til opprettede innkjøpsordrer.
- Ubegrenset tegnplass for fleksibelt PO-innhold.
- Automatisk lagring av all informasjon for rask opprettelse av PO.
For de som trenger mer omfattende informasjon om fakturaene, gir Invoice Home også en detaljert avansert innkjøpsordremal skreddersydd for å passe ulike forretningskrav.
Zoho Inventar
Zoho Inventar er et svært effektivt verktøy for lagring av transaksjonsinformasjon. Brukere kan enkelt laste ned det integrerte regnearket, legge inn relevante detaljer og enkelt skrive det ut offline ved hjelp av innkjøpsordremalen.
Egenskaper:
- Skaper et omfattende papirspor over kjøpsaktiviteter.
- Lagre kjøpsoppføringer på enheter for fremtidig tilgang.
- Analyser data for betydelig innsikt, for eksempel hyppige bestillingsintervaller.
I tillegg opprettholder plattformen en omfattende database over alle innkjøpsordrer, slik at brukerne kan utføre dybdeanalyser for fremtidige formål.
Excel gjort enkelt
Innkjøpsordremalen av Excel gjort enkelt lar deg som kjøper spesifisere nøyaktig hvilke varer eller tjenester du ønsker å anskaffe fra selgers selskap.
Egenskaper:
- Tilpassbare farger og fonter er tilgjengelige.
- Gratis Excel-innkjøpsordremal, kan også eksporteres til Word.
- Kompatibel med ulike kontorprogrammer, inkludert Google Sheets.
Du kan enkelt spore kjøpshistorikken din ved å fylle ut denne malen riktig. Dette vil spare deg for tid og potensielt redusere utgiftene ved at du eller din skatteregnskapsfører kan fylle ut selvangivelsesskjemaet effektivt.
Smartsheet
Smartsheet sine innkjøpsordremal tilbyr en omfattende løsning for effektiv ordresporing. Den inkluderer felt for viktig informasjon som kunde- og innkjøpsordrenummer, leverandørdetaljer og fraktinformasjon.
Egenskaper:
- Beregner automatisk totalkostnaden, inkludert avgifter og fraktkostnader.
- Du kan velge å inkludere kommentarer eller instruksjoner for spesifikke oppgaver.
- Det hjelper deg med å lage distinkte prislister for ulike leverandører.
I tillegg kan du angi identifikasjonsnummer, mengde og pris for hver vare du ønsker å bestille. Dette gjør opprettelsen av innkjøpsordrer sømløs og sikrer nøyaktige økonomiske beregninger.
Skynova
Lag en profesjonell innkjøpsordre uten problemer ved å bruke Skynovasin tilpassbare mal. Skriv inn alle viktige detaljer, for eksempel innkjøpsordrenummer og salgsavgifter, og til og med innlemme firmalogoen din hvis tilgjengelig.
Egenskaper:
- Send innkjøpsordrer direkte til klienter gjennom programvaren.
- Motta varsler når mottakeren ser på innkjøpsordren.
- Tilby online kredittkortbetalingsalternativer for kunder.
Når du er ferdig, kan du skrive den ut, laste den ned som PDF eller enkelt sende den på nettet.
FormSwift
FormSwift har utviklet presise datainntastingsfelt som muliggjør uanstrengt informasjonsinntasting direkte i PO-malen.
Egenskaper:
- Automatiserer de fleste dataregistreringsoppgaver med effektivitet.
- Integrerer med eksisterende systemer, som fakturering og lønn, for forbedret integrasjon.
- Få tilgang til sanntidsinformasjon om salgshistorikk, kundeforespørsler og lagerdata.
I tillegg kan du enkelt overvåke bestillingens status. Denne tilnærmingen fremskynder prosessen betydelig sammenlignet med manuell opprettelse og minimerer sannsynligheten for feil.
Template.Net
Velg en innkjøpsordremal fra Template.Net og generere PO-skjemaer for ulike transaksjoner, inkludert konstruksjon, mote, detaljhandel osv. Du kan enten fylle ut alle nødvendige detaljer eller bruke et tomt utfyllbart format.
Egenskaper:
- Skjemaer av høy kvalitet er tilgjengelige, som vil opprettholde alle dataene dine.
- Dokumenterer tilgjengeligheten av varer eller tjenester, kontraktsperioden osv.
- Beregninger som involverer enhetspris, mengde og andre relevante parametere kan enkelt oppnås.
Når du har gjort de nødvendige endringene, kan du skrive ut dokumentet eller dele det via e-post. Alternativt kan du laste ned malen gratis og begynne å bruke den umiddelbart.
Hubspot
HubSpot tilbyr en brukervennlig dra-og-slipp-editor for raskt å lage og publisere bestillingsskjemaer. Dessuten inkluderer den WordPress «Gutenberg-editor, som tillater enkel innebygging av bestillingsskjemaer i innlegg.
Egenskaper:
- Spesialfelt er tilgjengelig for rabatter, håndteringskostnader, avgifter og en signatur.
- Nedlastingsalternativer er tilgjengelige som PDF- eller Excel-filer.
- Oppgi produktkoder, kvanta og enhetspriser, og totalen beregnes automatisk.
For de som foretrekker å bruke tredjepartsverktøy for å bygge innkjøpsordreskjemaer, muliggjør HubSpot integrasjon med ulike skjemabyggende plugins.
Billdu
Prøv innkjøpsordremaler av Billdu og spar tid og krefter på å søke gjennom utallige innkjøpsordremaler på nettet.
Egenskaper:
- Ytterligere «merknadsseksjon» for å fremheve all viktig informasjon.
- Personlige skjemaer for bestemte prosjekter.
- Inkluderer en valgfri «Betal nå»-knapp til malen for raskere betaling på nettet.
Billdu har en samling tilpassbare gratis skjemaer som enkelt kan redigeres og lastes ned til datamaskinen din. Velg formatet som passer din bedrift best, og bruk malen umiddelbart.
Formstack
Plasser enkelt bestillinger og motta rettidige oppdateringer om kjøpene dine med Formstack. Feir de strømlinjeformede arbeidsflytene som leder bestillinger fra innsending til gjennomføring og forsendelse.
Egenskaper:
- Intuitiv dra-og-slipp-bygger uten kodekunnskap.
- Tilpass temaer for å matche merkevarebyggingen din.
- Automatiserte beregningsfelt i hver ordreseksjon for nøyaktige beregninger.
Ta i bruk forbedrede prosesser, spar verdifull tid, kutt kostnader og optimaliser ressursutnyttelsen ved å prøve denne innkjøpsordremalen i dag!
Jotform
For leverandører, Jotformsine maler for innkjøpsordreskjemaer tilbyr en strømlinjeformet løsning for å forbedre effektiviteten av innsendinger av kundebestillinger.
Egenskaper:
- Utfylte skjemaer er trygt lagret i deres system.
- Gir et sentralisert og organisert depot for alle innkjøpsordrer.
- Organiser dokumentene dine raskt og bli kvitt rotet.
Jotforms brukervennlige Form Builder lar deg tilpasse en mal for å tilpasse seg bedriftens behov, og raskt innlemme produkter, priser og firmalogoen.
Invoice2go
Få tilgang til gratis tilpassbare innkjøpsordremaler og generer enkelt innkjøpsordrer for virksomheten din med Invoice2go.
Egenskaper:
- Laster ned malen i ditt foretrukne filformat.
- Lagrer den ferdige malen på datamaskinen eller skyen.
- Skriv enkelt ut en papirkopi for postformål.
Bare velg en mal og tilpass den ved å legge til relevant informasjon. Spar tid og forenkle kjøpsprosessen din med denne brukervennlige malen.
Siste ord
Ved å ta i bruk de beste innkjøpsordremalene kan du forbedre organisasjonen, kostnadseffektiviteten og nøyaktigheten. Investering i slike maler vil gjøre det mulig for virksomheten din å frigjøre sitt fulle potensial, og øke lønnsomheten og suksessen.
Ved å bruke en passende mal blir det enkelt å lage innkjøpsordrer, selv uten en dedikert leverandørrelasjonsansvarlig i teamet ditt. Dette sikrer effektive transaksjoner og minimerer sjansene for misoppfatninger under anskaffelsesprosessen.
Deretter kan du sjekke ut de beste fakturageneratorene for å akseptere klientbetalinger.