Beste dokumentsamarbeidsverktøy for eksterne team [Notion + 8 Alternatives]

Et plutselig skifte mot arbeid hjemmefra-kulturen har gjort nettbaserte dokumenter for teamsamarbeid til en ny normal. Online teamsamarbeid har gjort det mulig å jobbe med et teamprosjekt uten behov for fysisk nærhet.

Teamarbeid er nøkkelen til å gjennomføre store prosjekter effektivt, men tidligere krevde det at teammedlemmer var fysisk tilstede på arbeidsplassen for effektivt samarbeid. En plutselig økning i antall ansatte som jobber hjemmefra har tvunget industrien til å reparere seg og se på alternativer som elektroniske dokumenter for teamsamarbeid.

Se for deg å jobbe med et teamprosjekt, og teamet ditt jobber hardt for å overholde tidsfristen. En av teammedlemmene kan ikke komme på jobb på grunn av et personlig problem. Prosjektet vil mest sannsynlig bli forsinket med mindre teamet ditt bruker programvare for dokumentsamarbeid. Du kan invitere det fraværende teammedlemmet til en dokumentsamarbeidsprogramvare, og prosjektet fortsetter i sitt vanlige tempo.

La oss se på noen av de beste nettdokumentene for teamsamarbeid og fordelene deres.

mandag

Adjektiver som monotont, kjedelig, kjedelig eller kjedelig dukker opp når folk tenker på mandager, men mandag har som mål å endre hele oppfatningen. Mandag er skreddersydd for å passe behovene til ansatte som jobber med et teamprosjekt. Team kan lage personaliserte arbeidsflyter, og mandag tilpasser seg intelligent for å passe teamets behov best.

Mandag er perfekt for bedrifter i alle størrelser og kommer med en mengde funksjoner.

• Gir deg fleksibiliteten til å tildele oppgaver til teammedlemmene og spore fremgangen til hvert medlem. Denne funksjonen eliminerer mangelen på klarhet i arbeidsbelastningen mens du jobber med et nettbasert prosjekt.
• Brukergrensesnittet deres er rent og lar deg visualisere det større bildet gjennom det intuitive og brukervennlige oppsettet.
• Tagg teammedlemmer med @, noe som letter kommunikasjonen betydelig. Teammedlemmer trenger ikke lenger å kommunisere gjennom lange e-poster for de minste behov.
• Integrer alle applikasjonene under ett tak for å gjøre det til en one-stop-destinasjon for teamprosjekter. Du kan hente inn filer fra Google Disk, Dropbox og mer ved å bruke mandag.
• Ikke begrenset til en enkelt plattform; i stedet sørger plattformen for at du har tilgang til prosjektet ditt på alle større plattformer. For øyeblikket er mandag tilgjengelig på nettet, Android, iPhone og iPad.

Klikk opp

Klikk opp er en alt-i-ett-applikasjon som tar sikte på å lette teamsamarbeidsprosjekter med dets spesialiserte funksjonssett. Dens fullt tilpassbare og unike funksjoner gjør den til et must for bedrifter i alle størrelser. Du kan enkelt administrere gruppeoppgaver, dokumenter, påminnelser, mål, kalendere og mer ved å bruke ClickUp.

Du får også meldingsfunksjonalitet der du kan sende individuelle eller gruppemeldinger på samme plattform.

Noen fordeler ved å bruke denne plattformen inkluderer:

• Du får åtte forskjellige visningsalternativer for å administrere teamsamarbeidsprosjekter.
• Det er tider når et teammedlem jobber med flere prosjekter samtidig. ClickUp lar deg lage tilpassede redigerbare statuser for hvert enkelt prosjekt.
• Det er et perfekt verktøy for administratorer da de kan tildele oppgaver til flere medlemmer samtidig. Administratorer kan spore hver tildelt oppgave ved å bruke tabellvisningen og multitask-funksjonaliteten.
• ClickUp bruker SCRUM-metodikk for å gi informativ, men likevel grei innsikt i ulike parametere på tvers av plattformen.
• Tredjepartsintegrasjonene er sømløse, og plattformen lar deg hente inn filer fra alle populære applikasjoner.

Prøv ClickUp for å se hvordan det hjelper.

Document360

Document360 er en plattform der team kan fange og lagre viktig informasjon på ett sted. Den leverer alt du trenger fra et dokumentsamarbeidsverktøy: enkel deling, arbeidsflyt, versjonshistorikk, kommentarer, tagging, påminnelser om gjennomgang osv.

Den tilbyr et problemfritt brukergrensesnitt som gjør det enkelt å generere og distribuere innhold for gjennomgang. Den har innebygd søkbarhet, slik at brukeren din raskt kan finne informasjonen de leter etter i dokumentasjonen.

Opprett og administrer artiklene dine med kraftige dokumentasjonsfunksjoner, som:

• Lag fremgangsmåter, standard driftsprosedyrer, medarbeiderhåndbok, referansedokumenter, systemdokumenter og utgivelsesnotater.
• Document360 har riktekstredigerere som WYSIWYG- og Markdown-redigerere. I tillegg støttes flere versjoner og artikkelkommentarer for internt samarbeid med teammedlemmene dine.
• Kategoribehandlingen hjelper deg med å lage kategorier og underkategorier, gruppere sammenlignbare filer og etablere et godt strukturert hierarki av all informasjonen din.
• Den lagrer automatisk innhold, og du kan alltid gjenopprette den tidligere versjonen av innholdet du slettet.
• Document360 lar deg gi en rekke roller til brukerne dine, slik at du kan styre hvem som har tilgang til hvilket innhold.
• La dine ansatte eller kunder enkelt få tilgang til dokumentasjonen din med sømløs pålogging.

Document360 kobles til en rekke forskjellige programvareapplikasjoner, inkludert Microsoft Teams, Slack, Chrome, Zapier og Integrately for å gi sømløst teamsamarbeid.

Zoho forfatter

Zoho er nok et funksjonsfylt skybasert tekstbehandlingsverktøy som synkroniserer dokumentene dine i sanntid. Zoho sørger for at MS Word-dokumentene dine blir importert til plattformen uten formateringsfeil. Zoho lar deg også samarbeide om teamprosjekter ved å bruke deres sanntidsdelingsfunksjoner. Når du deler dokumentene dine med andre teammedlemmer, kan du se markørbevegelsen deres og endringene de gjør.

Noen fordeler med å bruke Zoho Writer inkluderer:

• Den skybaserte naturen til Zoho gjør teamsamarbeid effektive og raske.
• Dokumentene du oppretter på Zoho opptar ikke lokal systemlagring og blir i stedet lagret på Cloud.
• Sanntidssynkroniseringsfunksjonen sørger for at dokumentene dine aldri blir tuklet med i tilfelle en ulykke.
• Zoho har et nytt brukergrensesnitt med enkel navigering til alle de viktige tekstbehandlingsalternativene.
• Administratorer kan kontrollere tilgangsrettighetene til hvert medlem i et teamprosjekt og gi tillatelser til spesifikke funksjoner også.

Dropbox papir

Dropbox Paper er et nettdokument for teamsamarbeid fra selve teknologigiganten Dropbox. Det er enkelt at Dropbox Paper kommer med mange flere fordeler hvis teamet ditt i stor grad er avhengig av Dropbox for å lagre filer. Team kan enkelt organisere dokumenter, tildele oppgaver, lage systematiske arbeidsflyter og samarbeide om prosjekter.

Dessuten gjør oppgavestyringsverktøyene i Dropbox Paper mye enklere funksjoner som ellers ville blitt kompliserte i et online scenario. Plattformen lar deg nevne andre gruppemedlemmer, tildele oppgaver til andre og effektivt administrere gjøremålene dine. Noen spennende funksjoner på denne plattformen inkluderer:

• Du kan utveksle et bredt utvalg av multimedia på Dropbox Paper, som YouTube-lenker, GIF-er, Pinterest-tavler, posisjoner på Google Maps, lyd fra SoundCloud og mange flere.
• Paper støtter innebygde forhåndsvisninger av Inversion- og Sketch-filer. Du kan også konvertere dokumentene dine til PPT-er uten å bruke et tredjepartsprogram.
• Du kan velge en mal for prosjektet ditt fra det enorme malbiblioteket på Dropbox Paper. Det er mange maler for brainstorming, produktlanseringer, produktspesifikasjoner, feilsporingsprosjekter og mer.
• Dropbox Paper kommer med muligheten til å koble kalenderen din til plattformen. Hele arbeidsplanen din synkroniseres til plattformen. Papir tilpasser seg deretter og gir tilgang til agendaer, bakgrunnsdokumenter, oppgaveoppdrag og møtearrangementer direkte gjennom applikasjonen.
• Mobilapplikasjonen gir deg funksjonen til å ta bilder med kameraet og gi tilbakemelding.

google Dokumenter

Google Docs er en tekstbehandlingsprogramvare fra Google som bruker en annen tilnærming til tekstbehandling. De fleste tekstbehandlere som Word og Open Office forble offline-verktøy som var lokale programmer lagret på en PC. På den annen side er Google Docs en skybasert tekstbehandler som trenger online-tilkobling for å kjøre.

Å velge nettruten åpner en ny verden av innovasjoner for tekstbehandlere som teamsamarbeid. Dokumenter lar deg dele et dokument med andre medlemmer, noe som gjør det til en plattform for grunnleggende teamsamarbeid. Vær oppmerksom på at Docs hovedsakelig er en tekstbehandler, og du vil ikke få skreddersydde funksjoner som andre oppføringer i artikkelen. Når det er sagt, er Docs fortsatt et flott alternativ for teamsamarbeid, hovedsakelig hvis du bruker det som din primære tekstbehandler.

Noen fordeler ved å bruke Google Dokumenter:

• Google Dokumenter sender et varsel som en e-post når et dokument deles med deg.
• Medlemmer trenger ikke registrere seg, spesielt for Dokumenter; å ha en Google-konto er nok til å bruke plattformen.
• Du kan se nylige revisjoner av et dokument og medlemmene som har gjort justeringene.
• Du kan sømløst importere alle viktige formater av word-dokumenter på Dokumenter.
• Sanntidssynkroniseringsfunksjonen sørger for at du aldri mister data under et nettverksavbrudd.

Hvis du ender opp med å bruke Google Workspace for bedriften din, kan det være lurt å sjekke denne programvaren for å gjøre e-post til en kraftig helpdesk.

Bit

Bit er ikke en vanlig tekstbehandler; i stedet henvender det seg hovedsakelig til teamsamarbeidsprosjekter. Du kan lage raske dynamiske notater, dokumenter, wikier, kunnskapsbaser, prosjekter, kundeleveranser, tekniske dokumenter og mer ved å bruke kraftige administrasjonsverktøy på Bit. Dessuten kan du lage separate arbeidsområder for alle prosjektene dine.

Å samarbeide på Bit er effektivt og hjelper deg å opprettholde åpenhet mellom forskjellige teammedlemmer.

Noen fordeler med å bruke Bit:

• Workspace-funksjonen på Bit lar deg organisere prosjekter, klienter og team. Du kan også flytte dokumenter mellom ulike arbeidsområder, noe som eliminerer bryet med å laste opp den samme filen flere ganger.
• Omtalefunksjonen ved å bruke «@» er en stor effektivitetsforsterker mens du jobber i teamsamarbeid.
• Bit kommer med en minimalistisk, men innovativ editor som lar deg enkelt lage dokumenter. Effektiviteten økes ytterligere ved å koble sammen editoren og sanntids samarbeidsfunksjoner.
• Du kan legge til visuelle nettlenker, rike medier, videoer, grafikk, design, innebygging, innlegg i sosiale medier, undersøkelser og mye mer rett inn i redigeringsprogrammet.
• Bit gir deg også funksjonen til å spore engasjementet til dokumentene du delte. Denne innsikten er en fin måte å forbedre dokumentene dine på og få mer trekkraft.
• Du kan lagre alle viktige filer på Bit for å forbedre brukervennligheten på tvers av plattformene til løsningen.

Sammenløp

Sammenløp er et delt arbeidsområde som lar team samarbeide, organisere og publisere effektivt. Det er åpent og samarbeidende, og hjelper teamet ditt med å få frem sitt beste arbeid sammen. Det blir ofte vanskelig å spore redigeringer, kommentarer eller tilbakemeldinger fra andre teammedlemmer, men denne plattformen løser problemet. Du får et universelt søkealternativ som lar deg søke i hele arbeidsområdet og finne samsvarende informasjon.

Noen fordeler ved å bruke denne plattformen inkluderer:

• Confluence lar deg integrere applikasjoner fra Atlassian Marketplace. Atlassian Marketplace er hjemsted for mer enn 3000 applikasjoner som du kan legge til plattformen.
• Plattformen er tilgjengelig på flere plattformer som Android, iOS og nettet.
• Den tilbyr førsteklasses Jira-integrasjon rett inn i plattformen.
• Du får fantastiske organisatoriske funksjoner, og det universelle søkealternativet er en stor dealbreaker.
• Det er massevis av vakre maler for markedsføring, produkt, HR og mer i malbiblioteket.
• Du får sømløs integrasjon med populære plattformer som Trello, Slack, Microsoft Office, Invision, Dropbox, Google Drive og mer.
• Confluence-nettsteder følger personvernkontroller og industriverifiserte standarder for datakryptering.

Microsoft Word

Microsoft Word har vært et synonym for tekstbehandlingsprogramvare i ganske lang tid. Word har alltid vært bransjeledende når det gjelder å tilby en forenklet, men kraftig tekstbehandlingsløsning. Likevel har Microsoft tatt programvaren til et høyere hakk ved å introdusere funksjoner for teamsamarbeid. Den nyeste versjonen av Word har mange funksjoner som:

• Du får funksjonen til å transformere dokumenter til nettsider uten å bruke noen tredjepartsapplikasjoner.
• Du kan enkelt dele et dokument med teammedlemmer ved å bruke sanntidsdelingsfunksjonen i Word.
• Word kommer med en innebygd oversetter som er spesielt nyttig når du arbeider med medlemmer med ulik kulturell bakgrunn.
• Du kan legge til 3D-modeller direkte i dokumentene dine ved hjelp av Word.
• Sanntidssynkroniseringsfunksjonen sørger for at du aldri mister dokumentene dine.
• Word er nå tilgjengelig på Android, iOS, Web og Windows, noe som letter arbeidsflyter på tvers av plattformer.

Forestilling

Du forventet dette, ikke sant?

Forestilling er den mest funksjonsrike og brukervennlige plattformen for teamsamarbeid på denne listen. Plattformen lar bedrifter strømlinjeforme driften for å sette mål, spore arbeidsflytstatus, kundeemneadministrasjon og mer gjennom ett sentralisert verktøy. Den kommer med et dra-og-slipp-grensesnitt for å hjelpe deg med å organisere, omorganisere og utvikle nye ideer eller planer.

Ideen kommer med betydelige fordeler for teamsamarbeid som:

• Notion lar bedrifter opprette og vedlikeholde en kunnskapsbase for en rekke oppgaver som prosjektretningslinjer, kodeinstruksjoner, HR-arbeidsflyter og mer.
• Plattformen kommer med en innebygd kalender og Kanban-tavler som teammedlemmer kan bruke til å lage raske notater og spore fremgangen deres.
• Teammedlemmer kan legge til kommentarer på oppgaver og prosjekter for bedre kommunikasjon og åpenhet.
• Du kan bruke Notions API for å integrere systemene deres med ulike tredjepartsapplikasjoner som Slack, Figma og Invision.
• Å lage gjøremålslister, forberede møtenotater og sette opp ukentlige agendaer blir overdrevent enkelt ved å bruke den enhetlige plattformen.

Du kan også bruke Notion på ditt egendefinerte domene. Men hvis du av en eller annen grunn ikke er fornøyd, kan du prøve den ovennevnte nettbaserte dokumentprogramvaren for samarbeid som et Notion-alternativ.

Siste merknad 👩‍💻

Online teamsamarbeid skaper effektivt prosjekter samtidig som man unngår ulempene ved konvensjonell utvikling som kontorreisetider og faste arbeidstider. Å bruke et elektronisk dokument er nødvendig for å organisere arbeidsflyten, sette agendaer og mye mer.

Plattformer som Notion, Monday og Paper imøtekommer spesielt teamrelaterte prosjekter med sine spesialiserte funksjoner. Disse plattformene er perfekte for bedrifter av alle slag og enkeltpersoner også.

Google Docs, Word og Zoho er tekstbehandlingsprogramvare som tillater samarbeid i sanntid. Når det er sagt, kommer disse applikasjonene ikke med organisatoriske funksjoner som andre verktøy på denne listen.

Deretter kan du utforske noen av de beste nettregnearkene for bedriften din.