Shadow IT blir mer utbredt i dag i organisasjoner over hele verden ettersom nye og forbedrede teknologier og verktøy dukker opp og blir lett tilgjengelige.
Se for deg dette: Mens du flittig har fulgt alle protokollene, er det en parallell verden av teknologi som blomstrer stille innenfor organisasjonens vegger. Det kalles shadow IT.
Det innebærer at ansatte bruker uautoriserte verktøy for å utføre oppgaver, noe som kan øke produktiviteten og effektiviteten deres, men også inkludere sårbarheter og risikoer som datainnbrudd, compliance-utfordringer og operasjonelle komplikasjoner.
Derfor er det avgjørende å finne den rette balansen mellom å introdusere nye ideer og å sikre sikkerhet når disse handlingene skal settes ut i livet.
I denne artikkelen vil jeg diskutere skygge-IT i detalj, hvorfor det skjer, dens potensielle risikoer, og hvordan du kan oppdage og redusere dem for å aktivere sikkerhet.
La oss komme i gang!
Innholdsfortegnelse
Hva er Shadow IT?
Shadow IT refererer til bruken av teknologier, verktøy og programvareløsninger av avdelinger og ansatte i en organisasjon uten at IT-avdelingen kjenner til eller har fått offisiell godkjenning fra dem.
Forenklet sett er det som å bruke apper eller programmer som bedriften din ikke har godkjent for å utføre bedriftsrelaterte oppgaver. Shadow IT kan stamme fra behovene til individuelle ansatte eller avdelinger som ikke er fornøyd med tilgjengelige IT-systemer. De kan finne visse verktøy mer praktiske eller nyttige for å fullføre oppgavene sine.
Anta at du bruker en fildelingsapp for å samarbeide om et prosjekt fordi den er brukervennlig, selv om bedriften din har en annen godkjent plattform for dette formålet. Det er skygge-IT i aksjon.
Selv om det kan virke ufarlig eller gi bedre produktivitet, kan bruk av disse verktøyene ha betydelige konsekvenser. Siden de ikke er verifisert av IT-teamet ditt, kan de ha sårbarheter eller mangler tilstrekkelige sikkerhetstiltak. Dette kan føre til dataeksponering, potensielle brudd eller andre nettangrep.
Derfor er det viktig å forstå skygge-IT, finne ut om noen praktiserer det i organisasjonen din, og redusere det så snart som mulig for å opprettholde et sikkert digitalt miljø i organisasjonen.
Reasona Behind Shadow IT
Enkelte ansatte og avdelinger tar i bruk skygge-IT av flere grunner som virker bra i begynnelsen, men som kan ha alvorlige implikasjoner for organisasjonens IT-infrastruktur og datasikkerhet.
Her er noen årsaker bak shadow IT:
Ukjente prosesser
Noen ganger kan de offisielle rutene for å få nye verktøy i et selskap være ganske komplekse og tidkrevende. Det er forståelig at ansatte, som er fokusert på effektivitet, kan synes dette er frustrerende.
Som et resultat kan de vende seg til skygge-IT og begynne å bruke et annet verktøy som tjener formålet, men uten offisiell godkjenning. De bruker denne snarveien til å løse problemer og øke produktiviteten, selv om det kommer med potensielle sikkerhetsrisikoer.
Spesielle behov
Ulike avdelinger i en bedrift har ulike behov som de godkjente programvareløsningene ikke kunne dekke. Det er som å prøve å passe inn i en annens kjole.
Når ansatte står overfor denne situasjonen, kan det føre til frustrasjoner og tap av produktivitet. Som et resultat kan de gå på egen jakt etter verktøy som kan passe deres behov perfekt. Til syvende og sist ender de opp med å bruke programvare i hemmelighet som selskapet deres ikke offisielt anerkjenner eller godkjenner.
Brukervennlighet
Tenk deg at du finner et verktøy som er superenkelt å bruke, for eksempel en smarttelefonapp. Hvis den er tilgjengelig på nettet, kan ansatte hoppe ved første sjanse til å bruke den, selv om den ikke er offisielt godkjent.
Dette er fordi det er raskt og praktisk å bruke for å utføre oppgaven – litt som å ta en snarvei gjennom en bakpassasje i stedet for å følge hovedveien.
Produktivitetsgap
Noen ganger ser ansatte måter de kan jobbe bedre eller raskere på, men selskapets godkjente verktøy klarer ikke helt. Det er her shadow IT kommer inn.
De kan begynne å bruke andre verktøy de finner på egenhånd, og tror det vil hjelpe dem å gjøre jobben sin bedre. Haken er at disse verktøyene kanskje ikke er trygge eller sikre.
Ubevissthet om retningslinjer
Selskapets regler og retningslinjer kan være lett å gå glipp av, selv av de beste ansatte. Det kan også hende at noen ansatte ikke kjenner til visse IT-policyer, så de leter etter løsninger selv. Det er som å prøve å fikse noe hjemme uten å lese bruksanvisningen først.
Preferanse for kjente verktøy
Tenk på å bruke favorittverktøyene dine på jobben, de du virkelig er vant til. Noen ansatte kan ta med systemer eller verktøy fra tidligere jobber eller personlige liv inn i sitt nåværende arbeid uten å innse at disse verktøyene kanskje ikke er trygge. Dette er tydelig når det gjelder organisasjoner som bruker BYOD-policyer.
Press for å levere
Når det nærmer seg en stram tidsfrist, kan ansatte føle varmen for å fullføre oppgavene sine så raskt som mulig. Dette presset kan føre til at de finner og bruker verktøy de tror vil hjelpe dem å nå målene sine raskere, selv om disse verktøyene ikke er offisielt tillatt.
Mangel på opplæring
Hvis en bedrift introduserer nye verktøy, men ikke viser ansatte hvordan de skal bruke dem riktig, er det som å gi noen en ny dings uten bruksanvisning. I dette tilfellet kan ansatte falle tilbake på verktøy de allerede kjenner, selv om de ikke er offisielt sanksjonert.
Risikoer og implikasjoner av Shadow IT
Å bruke skygge-IT kan i utgangspunktet virke praktisk, men det medfører iboende risikoer og implikasjoner som kan påvirke organisasjonen din betydelig.
Datainnbrudd
Når ansatte bruker ikke-godkjente verktøy, øker sjansene for et datainnbrudd. Slike verktøy kan mangle sikkerhetstiltakene som trengs for å beskytte sensitiv informasjon.
Mangel på kontroll
Shadow IT opererer ofte stille uten kunnskap fra IT-avdelingene. Denne mangelen på synlighet betyr at organisasjoner har begrenset kontroll og overvåking over programvaren som brukes.
Dessverre kan dette føre til ulike utfordringer som inkonsekvens i datahåndtering, compliance-problemer og til og med konflikter med organisasjonens overordnede IT-strategi.
Kompatibilitetsproblemer
Ulike verktøy som tas i bruk gjennom skygge-IT er kanskje ikke kompatible med hverandre eller organisasjonens eksisterende systemer. Dette kan skape integreringsproblemer, hindre samarbeid og produktivitet. Det er som å bruke puslespillbrikker fra forskjellige sett – de passer bare ikke sammen.
Ikke-overholdelse av forskrifter
Mange bransjer har strenge regler og retningslinjer når det kommer til personvern og sikkerhet. Når ansatte tar i bruk verktøy uten IT-avdelingens viten, kan de ved et uhell bryte disse forskriftene. Resultatet kan bli store bøter og skadet omdømme.
Økte kostnader
Appellen til gratis eller rimelige apper kan være fristende, men de skjulte kostnadene kan øke. IT må kanskje tildele ressurser for å fikse kompatibilitetsproblemer, gi støtte og sikre sikkerhet for verktøy de ikke en gang var klar over. Det er som å kjøpe en budsjettpost som ender opp med å koste mer i reparasjoner og vedlikehold.
Tap av produktivitet
Ironisk nok kan de beste verktøyene for å øke produktiviteten ende opp med å gjøre det motsatte. Når verktøy ikke er offisielt støttet, bruker ansatte tid på å feilsøke problemer i stedet for å fokusere på de faktiske oppgavene. Det er som å kjøre på et avvik som tar lengre tid enn hovedveien.
Omdømmeskade
Se for deg et brudd som oppstår på grunn av skygge-IT, og nyheter om hendelsen sprer seg. Organisasjonens omdømme kan få en knekk. Kunder, partnere og interessenter kan miste tillit, noe som påvirker forretningsforhold og fremtidige muligheter.
Problemer med feilsøking og støtte
Når ansatte bruker ulike verktøy uten ITs kunnskap, kan det skape problemer med feilsøking og levering av kvalitetsstøtte. Hvis det oppstår problemer, kan det hende at IT-avdelingen ikke har ekspertisen eller ressursene til å gi effektiv støtte for disse uautoriserte verktøyene. Dette kan føre til lengre nedetider, frustrerte ansatte og prosjektforsinkelser.
Tap av sentralisert datastyring
I et offisielt IT-oppsett er datastyring og -administrasjon sentralisert, noe som sikrer konsistens, sikkerhet og nøyaktighet. Med skygge-IT kan data bli spredt over ulike verktøy, plattformer og enheter. Dette tapet av sentralisert kontroll kan føre til forvirring, feil og til og med juridiske forpliktelser hvis nøyaktige poster ikke opprettholdes.
Metoder for å oppdage Shadow IT
Å oppdage skygge-IT i organisasjonen din er avgjørende for å opprettholde datasikkerhet og driftskontroll. Her er noen effektive metoder for å identifisere forekomster av skygge-IT:
#1. Regelmessige revisjoner
For å sikre at organisasjonens teknologilandskap stemmer overens med godkjente verktøy, må du gjennomføre periodiske revisjoner.
Ved å sammenligne listen over gjeldende programvare med de offisielt godkjente, kan du identifisere ulikheter eller ikke-godkjente applikasjoner. Disse revisjonene fungerer som et proaktivt tiltak for å opprettholde kontroll over teknologimiljøet og forhindre bruk av uautoriserte verktøy som kan kompromittere sikkerhet og samsvar.
#2. Brukerundersøkelser
Brukerundersøkelser er en direkte måte å involvere ansatte i å forstå teknologiløsningene de bruker daglig. Disse undersøkelsene gir verdifull informasjon for å identifisere tilfeller av skygge-IT, der ansatte tar i bruk programvare som ikke gjenkjennes av IT-avdelingen.
#3. Nettverksovervåking
Nettverksovervåking innebærer å følge nøye med på dataflyten i en organisasjons nettverksinfrastruktur. IT-team kan identifisere uautorisert programvare eller verktøy ved å følge nøye med på eventuelle uregelmessige eller uventede mønstre i nettverkstrafikk.
#4. Endepunktovervåking
Endepunktovervåking er en prosess som involverer installasjon av spesialisert overvåkingsprogramvare på ansattes enheter. Denne programvaren kan enkelt spore og registrere alle verktøyene og tjenestene som er installert på ansattes enheter.
Ved å sammenligne de registrerte søknadene med organisasjonens godkjente liste, kan du oppdage avvik.
#5. Analyse av tilgangslogger
Å analysere tilgangslogger innebærer en nøye gjennomgang av poster, som uautoriserte verktøy, enkeltpersoner som bruker dem, og tidspunktet for hver tilgang.
#6. Skytjenesteovervåking
I dag gjør skyteknologien enkel tilgang til en rekke verktøy som ansatte kanskje foretrekker på grunn av enkelhet og bekvemmelighet. Dette er grunnen til at overvåking av skytjenester er avgjørende. Det innebærer å utføre overvåkingsaktiviteter som sporing og deteksjon ved å bruke skybaserte tjenester og verktøy.
#7. IT og HR-samarbeid
Samarbeid mellom IT-avdelingen og Human Resources (HR) er avgjørende, spesielt under introduksjonsprosessen for nye ansatte.
Ved å samarbeide for å administrere teknologiadopsjon, kan begge avdelingene sikre at nyansatte er utstyrt med bedriftsgodkjente applikasjoner, enheter, tjenester og retningslinjer.
#8. Oppdag atferdsavvik
Atferdsavvik er avvik fra typiske mønstre for teknologibruk. Ved å utnytte AI-drevne verktøy kan organisasjoner analysere disse anomaliene for å identifisere uvanlig atferd som kan indikere tilstedeværelsen av skygge-IT.
Hvordan redusere Shadow IT-risikoer?
Å redusere skygge-IT-risikoer krever proaktive tiltak for å gjenvinne kontrollen over organisasjonens teknologilandskap.
Her er noen effektive strategier du bør vurdere:
Tydelige IT-policyer
Å sette opp klare og omfattende IT-policyer er hjørnesteinen i håndtering av skygge-IT-risikoer. Disse retningslinjene bør eksplisitt liste programvaren og applikasjonene som er offisielt godkjent for bruk i organisasjonen.
Sørg for at disse retningslinjene er lett tilgjengelige for alle ansatte som bruker plattformer som selskapets intranett eller delte databaser.
Ved å gjøre disse retningslinjene lett tilgjengelige gir du ansatte kunnskap om hvilke verktøy som er godkjent og hva som faller inn under skygge-IT.
Shadow IT Workshops
Shadow IT-workshops er informative økter rettet mot å informere ansatte om mulige risikoer ved bruk av uautoriserte verktøy og deres implikasjoner.
Disse workshopene gir verdifull innsikt i sikkerheten, samsvar og operasjonelle konsekvenser av skygge-IT, og gjør det mulig for ansatte å ta velinformerte beslutninger samtidig som de forhindrer uhell.
Utdanning og opplæring
For å øke bevisstheten om risikoene knyttet til skygge-IT, er det avgjørende å gjennomføre opplæringsøkter med jevne mellomrom for ansatte.
Ved å utdanne ansatte om mulige sikkerhetssårbarheter, datainnbrudd og regelbrudd som kan oppstå ved bruk av uautoriserte verktøy, kan de bedre forstå konsekvensene i det virkelige liv. Det er viktig å gi konkrete eksempler som illustrerer slike implikasjoner.
Videre er det viktig å fremme bruken av godkjente verktøy og understreke deres bidrag til å opprettholde dataintegritet, sikkerhet og den generelle organisatoriske teknologiske økosystemhelsen.
Samarbeidende tilnærming
Å ta i bruk en samarbeidstilnærming er avgjørende, med IT som jobber tett sammen med ulike avdelinger. Dette betyr å aktivt involvere ansatte i teknologidiskusjoner, få en grundig forståelse av deres spesifikke behov og inkludere tilbakemeldingene deres i beslutningsprosesser.
Å engasjere ansatte fremmer en følelse av eierskap over teknologilandskapet, og sikrer at godkjente verktøy oppfyller deres funksjonskrav. Denne tilnærmingen reduserer ikke bare fristelsen til å stole på skygge-IT, men dyrker også en kultur med ansvar og ansvarlighet i teknologibruk.
Godkjent programvarelager
Lag et sentralisert depot som inneholder offisielt godkjente programvareverktøy og applikasjoner som imøtekommer organisasjonens ulike behov. Dette depotet skal være lett tilgjengelig for ansatte, og tjene som en pålitelig kilde når de trenger spesifikke verktøy for oppgavene sine.
Ved å tilby et utvalg forhåndskontrollerte verktøy, er det mindre sannsynlig at ansatte søker uautoriserte alternativer.
Rask IT-støtte
Sørg for at IT-støtte er lett tilgjengelig og reagerer på ansattes teknologirelaterte bekymringer. Når ansatte møter utfordringer eller trenger hjelp med sine autoriserte verktøy, er en rask og effektiv løsning fra IT-avdelingen avgjørende.
Rask støtte reduserer sannsynligheten for at ansatte søker alternative, ikke-godkjente løsninger av frustrasjon. Ved å imøtekomme behovene deres raskt, skaper du et miljø der ansatte føler seg støttet og mindre tilbøyelige til å praktisere skygge-IT.
Omfavn skyløsninger
Ved å omfavne og promotere godkjente skyløsninger som er avanserte og tjener formålene sine godt, kan du opprettholde bedre kontroll over ditt teknologiske økosystem samtidig som du imøtekommer brukerpreferansene.
Når ansatte finner offisielle skytjenester brukervennlige og egnet for oppgavene sine, er det mindre sannsynlig at de utforsker ikke-godkjente skyapplikasjoner.
Tilbakemeldingsmekanisme
Oppmuntre til åpen kommunikasjon mellom ansatte og IT-avdelingen ved å lage et tilbakemeldingssystem. Gi ansatte muligheten til å foreslå nye verktøy eller teknologier som kan forbedre arbeidsprosessene deres. Dette hjelper deg med å få verdifull innsikt i hva ansatte trenger og foretrekker.
Denne interaktive tilnærmingen fremmer innovasjon samtidig som den reduserer fristelsen til å bruke uautorisert programvare (Shadow IT).
Konklusjon
For å beskytte organisasjonens data, drift og omdømme er det avgjørende å forstå og adressere risikoene forbundet med skygge-IT.
For dette, oppdage forekomster av skygge-IT regelmessig ved å utføre regelmessige revisjoner, gjennomføre undersøkelser, bruke overvåkingsverktøy og analysere logger. Implementer også avbøtende strategier som å definere klare IT-policyer, gi opplæring til ansatte og vedlikeholde et arkiv med godkjent programvare.
Ved å implementere disse strategiene kan du ikke bare forhindre sikkerhets- og samsvarsrisiko, men også dyrke en teknologiorientert kultur og drive innovasjon innenfor grensene for autoriserte verktøy. Dette bidrar til syvende og sist til å bygge et mer robust og sikkert organisatorisk IT-landskap.
Du kan også utforske noen beste programvare for IT-revisjonsadministrasjon.