Tilpass Outlook-søppelpost: Komplett guide til bedre e-postkontroll

Uønsket e-post havner i søppelpostmappen i Outlook, hvor programmet plasserer meldinger det anser som spam. Du har mulighet til å tilpasse Outlooks spamfilter for å blokkere eller godkjenne bestemte avsendere eller domener. Alternativt kan du øke filtreringsstyrken for automatisk å slette søppelpost. La oss utforske hvordan du gjør dette.

Tilgang til søppelpostinnstillinger

For å finne søppelpostinnstillingene, klikk på «Hjem» og deretter «Søppelpost».

De fire øverste valgene vil kun være aktive dersom du har valgt en e-post i en mappe eller dersom en e-post er åpen og du klikker på «Melding» og så «Søppelpost».

Alle disse valgene er også tilgjengelige ved å høyreklikke på en melding.

Vi vil gå gjennom de fire øverste valgene i løpet av denne artikkelen. For øyeblikket er vi interessert i «Alternativer for søppelpost» som finnes nederst på menyen.

Klikk på dette valget for å åpne panelet med søppelpostinnstillinger.

Grunnleggende innstillinger under «Alternativer»

I «Alternativer»-fanen for søppelpost kan du justere hvordan Outlook behandler alle innkommende meldinger. E-post som blir merket som søppelpost, sendes direkte til søppelpostmappen. Du kan velge hvor strengt Outlook skal være i sin vurdering av e-post som spam. Standardinnstillingen er «Ingen automatisk filtrering», som betyr at kun e-poster fra avsendere du selv har lagt til listen over blokkerte avsendere, vil havne i søppelpostmappen.

Ved å velge «Lav» vil du fange opp mer åpenbar søppelpost, noe som vanligvis er tilstrekkelig for de fleste. Hvis du ønsker en strengere filtrering, kan du velge «Høy». Dette øker imidlertid risikoen for at legitime e-poster havner i søppelpostmappen, så den bør sjekkes jevnlig. Hvis en legitim e-post har blitt feilaktig plassert i søppelpost, kan du lære filteret at e-post fra den avsenderen ikke er søppelpost ved å velge meldingen, og deretter klikke «Hjem» -> «Søppelpost» -> «Ikke søppelpost».

En bekreftelsesboks vil da dukke opp og fortelle deg at e-posten vil bli flyttet til innboksen, med muligheten til å legge avsenderen til listen over godkjente avsendere.

Det strengeste nivået er «Kun sikre lister». Her vil alle meldinger fra avsendere eller domener som ikke er på listen over godkjente avsendere bli ansett som søppelpost. Dette er en restriktiv innstilling som krever at du sjekker søppelpostmappen svært ofte. Over tid vil du kunne trene spamfilteret godt, spesielt hvis du mottar lite e-post fra ukjente avsendere.

Under disse filternivåene finner du to ekstra innstillinger.

Den første innstillingen, «Slett mistenkt søppelpost permanent i stedet for å flytte den til søppelpostmappen», er mest nyttig hvis du har valgt «Ingen automatisk filtrering». Da vil filteret bare flytte e-poster fra blokkerte avsendere til søppelpost, og siden disse er blokkert, er det trolig greit å slette dem permanent. Ved alle andre filtreringsnivåer, spesielt «Høy» eller «Kun trygge avsendere», er det stor sjanse for at Outlook vil fange opp en «falsk positiv» og merke en legitim e-post som søppelpost. Hvis søppelposten din slettes permanent, vil du miste legitime e-poster uten å vite det. Vi anbefaler derfor ikke å bruke denne innstillingen med mindre du er sikker på hva du gjør.

Den andre innstillingen, «Advar meg om mistenkelige domenenavn i e-postadresser (anbefalt)», er Outlooks anti-phishing-verktøy og er kun tilgjengelig (og slått på som standard) hvis du aktiverer søppelpostfiltrering. Dette betyr å endre fra «Ingen automatisk filtrering» til «Lav», «Høy» eller «Kun trygge avsendere». Når denne innstillingen er aktivert, vil Outlook begynne å filtrere potensielle phishing-e-poster. Microsoft har en artikkel som beskriver hva dette verktøyet gjør, og vi anbefaler at du leser den for å bli bedre kjent med funksjonen.

Microsoft forklarer hva det vil gjøre.

Vi har snakket om phishing-e-post i flere år, vist hvordan programvarefunksjoner kan stoppe phishing-forsøk og informert om nye tiltak for å skille legitime e-poster fra phishing. Det er uklart hvorfor et så nyttig verktøy ikke er a) aktivert som standard og b) mer utbredt fra Microsoft, men slik er det.

Hvis du bruker Outlook på jobben, kan det hende at administratorene dine benytter anti-phishing-teknologi uten at du er klar over det. Men hvis du bruker Outlook til en personlig konto, anbefaler vi at du aktiverer dette. Ved å sette søppelfilternivået til «Lav» og slå på «Advar meg om mistenkelige domenenavn i e-postadresser (anbefalt)» vil du være bedre beskyttet.

Håndtering av godkjente avsendere

Den neste fanen, «Godkjente avsendere», inneholder en liste over enkeltpersoner og domener som Outlook aldri vil behandle som søppelpost.

Hvis du klikket «Hjem» -> «Søppelpost» -> «Ikke søppelpost» for en melding som befant seg i søppelpostmappen, og aksepterte at avsenderen skulle legges til listen over godkjente avsendere, vil adressen havne her. Du kan også markere en avsender som «godkjent» ved å klikke «Hjem» -> «Søppelpost» -> «Blokker aldri avsender» (eller «Blokker aldri avsenderens domene» hvis du vil at alle e-poster fra det domenet skal omgå søppelpostfilteret).

For å være sikker på at en bestemt adresse eller et domene er lagt til listen over godkjente avsendere, klikk på «Legg til»-knappen.

Et vindu vil da dukke opp hvor du kan skrive inn adressen eller domenet som skal legges til.

Dette fungerer greit for én eller to adresser eller domener, men det tar lang tid hvis du har mange å legge til. For å gjøre det litt raskere, har du muligheten til å importere en liste over avsendere og domener, eller eksportere listen over dine eksisterende godkjente avsendere og domener.

Det er praktisk å kunne importere en liste, men det er lite nyttig hvis du ikke har listen i riktig format. Heldigvis krever Outlook kun en tekstfil med en liste over avsendere og domener, adskilt med et linjeskift. Dette er enkelt å lage. Du kan enten eksportere denne informasjonen fra et annet e-postprogram eller skrive den selv. Det er betydelig raskere enn å klikke på «Legg til», skrive inn informasjon, klikke «OK» og gjenta prosessen for hver avsender. Siden det kan ta tid å bygge opp en liste over godkjente avsendere, kan det være lurt å eksportere listen fra tid til annen. Dette er nyttig hvis du må installere Outlook på nytt eller på en annen datamaskin. Det vil spare deg for mye tid og sørge for at søppelpostfilteret forblir som du ønsker dersom du oppgraderer til en ny versjon av Outlook.

Du kan også bruke import/eksport-alternativene til å gjøre masseendringer eller fjerninger. Eksporter listen, gjør endringer (eller fjern elementer) i tekstredigeringsprogrammet du foretrekker, og importer den nye listen. Importprosessen sletter ikke de eksisterende oppføringene før den importerer de nye. Den behandler endringer som nye oppføringer (f.eks. hvis du endrer en oppføring fra ebay.co.uk til ebay.com, vil den legge til ebay.com i stedet for å erstatte ebay.co.uk). Derfor må du tømme listen før du importerer den endrede listen. For å gjøre dette, velg den øverste oppføringen, hold inne SHIFT-tasten og velg den siste oppføringen. Dette vil markere alle oppføringene i listen. Klikk deretter på «Fjern» for å slette alle godkjente avsendere og klargjøre for import.

De to siste valgene på denne siden hjelper deg å legge til avsendere automatisk ved å gjøre noen fornuftige antagelser.

Hvis du slår på «Stol også på e-post fra mine kontakter», vil e-poster fra adresser i Outlook-kontaktene dine slippes gjennom filteret uten å havne i søppelpostmappen. Dette gjør kontaktlisten din om til en ekstra liste over godkjente avsendere, uten at du trenger å legge til alle adressene manuelt i listen over godkjente avsendere.

Hvis du slår på «Legg automatisk til personer jeg sender e-post til i listen over godkjente avsendere», vil alle du sender e-post til bli ansett som en godkjent avsender. Dette baseres på antagelsen om at det er vanlig å motta svar på en e-post du har sendt. Dette er ikke alltid tilfelle. Du vil kanskje svare noen for å be dem slutte å sende deg e-post (som en avmeldingsmelding), så dette alternativet bør brukes med forsiktighet.

Håndtering av godkjente mottakere

Den neste fanen, «Godkjente mottakere», kan virke litt forvirrende. Du har ikke kontroll over hvordan en mottaker vil behandle e-posten din, så det kan ikke være det den handler om. Den hindrer deg heller ikke i å sende e-post til en hvilken som helst adresse på listen. Så hva er det da? Godkjente mottakere refererer til e-postlister du er medlem av. Vanligvis er «Til»-adressen for en e-postliste navnet på listen (f.eks. [email protected]), og ved å legge denne til i listen over godkjente mottakere sørger du for at e-post fra denne listen ikke blir behandlet som søppelpost.

Ellers er valgene de samme som for godkjente avsendere. Du kan merke en e-postliste som «godkjent» ved å klikke «Hjem» -> «Søppelpost» -> «Blokker aldri denne gruppen eller e-postlisten» dersom du vil at e-post fra den listen eller gruppen skal omgå søppelpostfilteret.

Blokkering av avsendere

I fanen «Blokkerte avsendere» legger du til individuelle adresser eller hele domener du anser som spam. Alt som legges til her, sendes rett til søppelpostmappen.

Alternativene er de samme som for godkjente avsendere, med mulighet til å legge til, redigere og fjerne oppføringer, samt importere og eksportere lister over adresser og domener. Du kan også legge til en avsender eller domenet i listen over blokkerte avsendere når du har valgt en melding ved å gå til «Hjem» -> «Søppelpost» -> «Blokker avsender».

Alle e-poster som havner i søppelpostmappen, enten fra blokkerte avsendere eller fordi Outlook har fastslått at e-posten sannsynligvis er søppelpost, vil ha lenker deaktivert og innholdet i e-posten omgjort til ren tekst. Outlook viser en melding som forteller deg dette i alle meldinger du åpner fra søppelpostmappen.

Merk: Hvis du legger til en avsender i både listen over godkjente avsendere og blokkerte avsendere, vil listen over godkjente avsendere ha prioritet, og e-post fra avsenderen havner i innboksen din.

Blokkering av toppnivådomener og kodinger

Den siste fanen, «Internasjonal», gir deg mulighet til å blokkere domener og e-poster på landsnivå med spesifikke kodinger.

Klikk på «Blokkerte toppnivådomener» for å åpne panelet med samme navn. Her kan du velge landdomener du ønsker å blokkere.

Hvis du for eksempel vil blokkere e-post fra Andorra, må du krysse av for «AD (Andorra)» og klikke «OK». Outlook vil da behandle e-poster fra et domene som slutter på «.ad» som søppelpost.

Dette er nyttig hvis du mottar mye spam fra et bestemt landsdomene, som f.eks. .cc (Cocosøyene). Ifølge spamhaus.org har dette toppdomenet det høyeste antallet internettleverandører som tillater spamming. Med mindre du venter å motta legitime e-poster fra dette domenet, kan du legge det til i søppelpostdomene-listen. Husk at dette ikke vil stoppe alle e-poster som kommer fra Cocosøyene, kun de som har et domene som slutter på .cc. Hvis du er lei av å motta spam fra russiske spammere, vil blokkering av .ru kun blokkere dem hvis domenet deres slutter med .ru. En russisk spammer som opererer fra et .com-domene vil ikke påvirkes av at du blokkerer .ru.

Hvis du vil blokkere et bestemt geografisk område, kan du blokkere hele kodinger ved å klikke på «Blokkerte kodinger». Dette gir deg mulighet til å velge hvilke e-postkodinger som skal blokkeres.

Kodinger er et stort tema for seg selv, så vi vil ikke gå i dybden på det her. Wikipedia har en god artikkel om emnet hvis du vil vite mer. I korte trekk avgjør kodingen hvordan et tegn representeres digitalt. Ulike kodinger representerer tegn på forskjellige måter, og e-postklienten din (og nettleseren din) kan oversette mellom (noen) av tegnsettene, en prosess som kalles transkoding. Hvis du jevnlig mottar søppelpost med en bestemt koding, kan du blokkere denne kodingen ved å velge den fra listen og klikke på «OK». Hvis du er usikker på hva kodinger er eller hvordan du finner ut hvilken koding e-postene du mottar har, bør du sannsynligvis ikke endre noe her. Det kan føre til at du slutter å motta legitime e-poster.

Disse søppelpostinnstillingene er en nyttig måte å holde innboksen din ryddig og under kontroll. Hvis du anstrenger deg for å blokkere avsendere når du mottar e-poster du anser som useriøse, vil du etter hvert få mye mindre søppel i innboksen og litt mindre stress i hverdagen.