Microsoft SharePoint er en anerkjent plattform for håndtering av innhold, dokumenter og samhandling i arbeidsgrupper. Imidlertid finnes det flere alternativer som kan være verdt å utforske dersom du ønsker å finne en løsning som passer enda bedre for dine behov.
SharePoint har lenge vært en sentral aktør innenfor innholds- og samarbeidsløsninger. Tidligere var det primært større selskaper som benyttet seg av SharePoint, da de hadde ressurser til å dekke kostnadene for SharePoint Classic eller Office 365-abonnement.
Overgangen til skybaserte løsninger og den økende populariteten til SaaS (Software as a Service) har imidlertid endret markedet betydelig. I dag har virksomheter av alle størrelser tilgang til verktøy for arbeidsflyt og innholdsadministrasjon. Dermed er SharePoint ikke lenger den eneste løsningen for intranett eller innholdssamarbeid.
Nedenfor presenteres noen populære alternativer til SharePoint som kan være aktuelle dersom du er på jakt etter en mer effektiv innholdshåndtering i skyen, kombinert med en solid samarbeidsplattform.
Hvorfor vurdere alternativer til SharePoint?
En av hovedårsakene til at mange ser etter et alternativ til SharePoint, er Microsofts satsning på Modern SharePoint og den potensielle utfasingen av de klassiske SharePoint-versjonene (2013, 2016 og 2019). Ifølge en diskusjon på Microsoft Lær, kan dette skje etter 2026. Det er imidlertid fortsatt mulig å bruke programvaren etter dette.
Dersom Microsoft velger å avvikle Classic SharePoint, vil det ikke lenger være tilgjengelig oppdateringer eller kundestøtte. Hvis din interne IT-avdeling har ekspertise innenfor SharePoint, kan dere imidlertid fortsette å bruke løsningen etter den forventede slutten i 2026.
Det kan likevel være en god idé å starte søket etter et alternativt verktøy for samarbeid og fildeling i god tid. Ved å ha mer tid til rådighet, kan du også ta en mer informert beslutning om hvilken programvare som best kan forenkle arbeidsprosessene, spesielt for ansatte som jobber eksternt.
Andre grunner til å se etter et SharePoint-alternativ
#1. For å sette opp et SharePoint-intranett, innholdsstyringssystem og samarbeidsgrensesnitt, er det ofte nødvendig med spesialister eller byråer som har ekspertise på SharePoint. Dette medfører betydelige kostnader.
#2. SharePoint er tilgjengelig som en del av Microsoft 365 Business Basic og dyrere abonnementsplaner. Selv den enkleste planen koster imidlertid $6 per bruker per måned, med årlig fakturering. For små eller mellomstore bedrifter, eller de med begrenset budsjett, kan det derfor være mer hensiktsmessig å finne en rimeligere løsning.
#3. Mange ønsker en brukervennlig løsning som er enkel å lære og bruke for alle ansatte, noe som SharePoint kan oppleves som mangelfull på.
#4. Navigasjonen i både SharePoint Classic og Modern kan være utfordrende. Det er ikke uvanlig at brukere trenger å notere seg plasseringer av dokumenter, lister, innstillinger og biblioteker.
#5. Til tross for at Microsoft har oppgradert Classic SharePoint til en skybasert Modern SharePoint, finnes det fortsatt feil i brukergrensesnittet. Det kan forekomme at knapper, toppmenyen eller firmalogoen ikke vises før siden oppdateres flere ganger.
#6. Selv om det finnes en rekke tilpasningsmuligheter, er disse ofte begrenset av Microsofts egne rammer. Dersom du har behov for en unik applikasjon for innholdssamarbeid med kompleks automatisering, er det ikke sikkert at SharePoint er det beste valget.
#7. SharePoints automatiseringsfunksjoner er avhengig av Power Automate, som krever avansert kompetanse. Mange SharePoint-alternativer benytter seg av enklere IFTTT-tilnærming (If-This-Then-That), som er mer brukervennlig.
Funksjoner å vurdere ved valg av alternativ
Før du investerer i et SharePoint-alternativ, bør du forsikre deg om at det valgte verktøyet for dokumentsamarbeid tilbyr en god kombinasjon av følgende funksjoner:
#1. Sømløst samarbeid i appen, med rollebasert tilgang til dokumenter, filer, arbeidsflyter og prosjekter.
#2. Mulighet for å dele lenker internt og eksternt.
#3. Offentlige lenker til arbeidsområder, dashbord og visninger som ikke krever egen konto i innholdssamarbeidsverktøyet.
#4. Integrasjon med tredjeparts bedriftsapplikasjoner, med eller uten koding, for å utvide funksjonaliteten til innholdsstyringssystemet.
#5. Ferdiglagde maler for innholds- og arbeidsledelse.
#6. Fleksibilitet som gir brukerne mulighet til å lage tilpassede innholdsbiblioteker, automatisere arbeidsflyt og designe prosjekttavler.
#7. Mulighet for å søke etter innhold basert på metadata.
#8. Evne til å lage en kunnskapsbase.
Nå som du har sett behovet for alternativer til SharePoint, skal vi se nærmere på noen innholds- og samarbeidsapplikasjoner som kan være enda bedre.
| Produkt | Bemerkelsesverdige funksjoner |
| Confluence | Innholdssamarbeid, dokumentasjon og gode muligheter for fjernarbeid. |
| Google Workspace | Komplett arbeidsplass med en rekke applikasjoner. |
| MangoApps | Prisgunstig alternativ med mange innebygde funksjoner. |
| Box | Samarbeid om innholdsproduksjon, mange bruksområder og høy sikkerhet. |
| Helpjuice | Opprettelse av kunnskapsbaser og integrasjon med kundeservice. |
| Jostle | Skybasert plattform for ansattes trivsel med brukervennlig intranett. |
| Document360 | Plattform for å utvikle en online selvbetjent kunnskapsbase. |
| Workplace | Kommunikasjon, samarbeid og intranett for bedrifter. |
| ONLYOFFICE | Samarbeidspakke med sanntids dokumentredigering. |
Confluence
Confluence er en plattform for innholdssamarbeid og dokumentasjon fra Atlassian. Dette er et godt alternativ til SharePoint, og gir effektive team mulighet for enklere fjernarbeid. Confluence fokuserer på opprettelse og administrasjon av innhold.
Det er enkelt å lage og organisere dokumenter, møtenotater, prosjektplaner, programvarekoder og designe wireframes i Confluence.
Confluence er kjent for sin brukervennlighet, noe som gjør det enkelt for ansatte å bruke applikasjonen på både mobil og datamaskin uten lang læringstid.
Denne skybaserte appen for innholdsadministrasjon muliggjør sanntidssamarbeid, og gjør det lett for team å redigere og gjennomgå innhold sammen. Offentlig delte sider, tavler og områder er lett tilgjengelig uten at man trenger egen konto.
Applikasjonen tilbyr et bredt utvalg av integrasjoner med andre populære verktøy som Salesforce, Invision, Box, Slack og Teams, noe som øker allsidigheten.
I tillegg til innhold og arbeidsledelse, støtter Confluence versjonskontroll, slik at alle endringer og revisjoner spores. Dette gir brukerne muligheten til å rulle tilbake til en tidligere versjon dersom det skulle være behov for det.
Priser for Confluence: Starter fra $5,75 per bruker per måned | Gratis versjon er tilgjengelig
Les også: Confluence vs. SharePoint
Google Workspace
Google Workspace er en komplett arbeidsplassløsning for bedrifter som tilbyr en omfattende liste over applikasjoner for å jobbe med både tekniske og kreative prosjekter.
De mest brukte applikasjonene for å skape, dele og lagre innhold er Gmail, Meet, Drive, Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites, Keep, Jamboard, Cloud Search og Apps Script.
For å utvide funksjonaliteten til Google Workspace-abonnementet, kan du også få Voice, Meet-maskinvare og AppSheet. AppSheet er den siste tilføyelsen fra Google, som lar deg skape delbare nettapplikasjoner uten behov for kodekunnskap.
For å ivareta sikkerhet og administrasjon, kan bedriftsledere eller IT-administratorer benytte seg av Google-applikasjoner som Admin, Endpoint, Work Insights og Vault.
Nesten alle Google-applikasjoner for opprettelse av tekster, bilder, nettsider, presentasjoner osv. har også et versjonskontrollsystem, som gjør det mulig å gjenopprette tidligere innhold ved behov.
Priser for Google Workspace: Starter fra $6 per bruker per måned med årlig fakturering | Gratis versjon er tilgjengelig
Les også: Google Workspace Individual: Alt du trenger å vite
MangoApps
MangoApps er et rimelig alternativ til SharePoint og tilbyr de fleste funksjonalitetene som man finner i SharePoint.
Dette inkluderer blant annet intranett-sider, kunnskapsbaser, kommunikasjonsportaler for ansatte, system for læring og utvikling (LMS), tilbakemeldingsportal for ansatte, engasjementssider for hele organisasjonen, og selvbetjeningsportaler for kunder.
Dette er bare noen av de ferdiglagde funksjonene. Med egne tekniske og kreative ferdigheter, kombinert med MangoApps sine verktøy som Workflows, Wikis, To-Do List, Task Management, Project Workspaces, Pages og Open APIs, kan du lage et ubegrenset antall tilpassede arbeidsflyter uten ekstra kostnad.
Du og dine ansatte kan begynne å bygge funksjonelle prosjekter og innholdsbiblioteker i MangoApps, med samarbeid, i løpet av få timer etter at dere har registrert dere. Det er en betydelig kortere læringskurve sammenlignet med SharePoint.
Priser for MangoApps: Starter fra $12 per bruker per måned | 14 dagers gratis prøveperiode tilgjengelig
Box
Box er en skybasert innholdsløsning for alle typer virksomheter som ønsker å samarbeide om innholdsproduksjon ved hjelp av en digital tavle, som Box Canvas. Du kan også etablere prosesser for godkjenning og bruk av innhold ved hjelp av Box Relay, et verktøy for arbeidsflytautomatisering.
Box har bevist sin nytte innenfor en rekke sektorer, som finans, biovitenskap, offentlig sektor, helsevesen, detaljhandel, ideelle organisasjoner, media, underholdning, utdanning og profesjonelle tjenester.
Du kan bruke innholdsadministrasjon og samarbeidsfunksjoner i Box i avdelinger som HR, juss, salg, markedsføring og finans.
Box har fokus på cybersikkerhet og personvern, og har derfor anerkjente sertifiseringer for datalagring og overholdelse av myndighetskrav innen helsesektoren. Box Content Cloud har sertifiseringer mot internasjonale standarder som GxP Validation, GDPR, ITAR, PCI, HIPAA, ISMAP og FedRAMP.
Priser for Box: Starter fra $20 per bruker per måned | Gratis versjon er tilgjengelig
Helpjuice
Helpjuice hjelper deg med å bygge online kunnskapsbaser som kan integreres med kundeserviceprogramvare som Freshdesk.
Kunnskapsbaseløsningen er basert på funksjoner som innholdsproduksjon, formatering, rapportering, analyse, tilpasning, søk og integrasjon med ulike bedriftsapplikasjoner.
Innholdsverktøyet kommer med ulike merknader og tekstredigeringsalternativer, som tekstformatering, bilder, videoer og interaktive svar. Du kan sette opp bakgrunnslogikk i kunnskapsbasen slik at portalen kan vise hjelpeartikler eller feilsøkingstrinn basert på brukerinndata.
Det er også mulig å samarbeide om kunnskapsbaseinnhold i sanntid ved å dele lenker med andre redaktører. I tillegg har Helpjuice et pålitelig versjonskontrollsystem for å gjenopprette slettet innhold. Kunnskapsbaseportalen kan også tilpasses i henhold til SEO-prinsipper, slik at brukerne lett kan finne hjelpeartiklene dine på Google Søk.
Priser for Helpjuice: Starter fra $30 per bruker per måned, minimum 4 brukere | 14 dagers gratis prøveperiode tilgjengelig
Jostle
Jostle er en skybasert suksessplattform for ansatte, hvor hvert medlem av en organisasjon kan få en brukervennlig intranettopplevelse. I motsetning til SharePoint, som kan oppleves som kompleks, har Jostle et enkelt, tilgjengelig, strømlinjeformet og visuelt tiltalende grensesnitt.
Funksjoner som nyhetsfeeder, verktøy for medarbeideranerkjennelse og diskusjonsfora bidrar til å skape en følelse av fellesskap gjennom kommunikasjon. Ansatte kan også dele ideer og komme i kontakt med kollegaer ved å bruke de sosiale funksjonene i applikasjonen.
Ved å bruke et organisasjonskart og en medarbeiderkatalog, kan brukere enkelt finne og komme i kontakt med kollegaer.
Jostle kan også integreres med Google Workspace, Airtable, Asana, Dropbox, Evernote, Outlook, MS Teams, Salesforce, YouTube og WordPress.
Priser for Jostle: Starter fra $75 per person per måned | Gratis versjon er tilgjengelig
Document360
Document360 er først og fremst en plattform for å skape en online selvbetjeningskunnskapsbase for ansatte. Den kan brukes til å lage SOP-er (Standard Operating Procedures) for bestemte team og privat dokumentasjon for klienter.
Du kan opprette, organisere og publisere kunnskapsbaseartikler og annen dokumentasjon i denne brukervennlige plattformen. Selv nybegynnere kan skrive og redigere artikler ved hjelp av intuitive verktøy. Document360s versjonskontroll kan brukes til å spore endringer og administrere dokumenthistorikk.
I tillegg får du tilgang til funksjoner som tilpassbare maler og merkevarebygging, integrert analyse og rapportering, flerspråklig støtte og integrasjoner.
Priser for Document360: Starter fra $149 per prosjekt per måned | Gratis versjon er tilgjengelig
Workplace
Workplace fra Meta er en kommunikasjons- og samarbeidsplattform for bedrifter som har etablert seg som et populært SharePoint-alternativ med funksjoner som intranett. Kunnskapsbiblioteket gir mulighet for å opprette, lagre og dele filer, slik at de er lett tilgjengelige og kan oppdages av andre.
Når du bruker dette biblioteket til å dele ressurser, kan du også administrere filtilgang for å sørge for at kun autoriserte personer får tilgang til sensitiv informasjon. Det finnes også en søkefunksjon som gjør det enkelt å finne den ønskede filen.
Workplace har et bredt spekter av integrasjoner, som SharePoint, HubSpot, Asana, OneDrive, Box, Smartsheet og TaskList. I tillegg tilbys funksjoner som grupper, live video, nyhetsfeed, sikkerhetssenter og innsikt.
Priser for Workplace: Starter fra $4 per person per måned
ONLYOFFICE
Dersom du er en oppstartsbedrift som synes at et SharePoint-abonnement blir for kostbart, kan ONLYOFFICE være et godt alternativ. Denne kontorpakken tilbyr en gratis versjon for oppstartsbedrifter, hvor man kan opprette, redigere og administrere ulike filtyper som dokumenter, regneark og presentasjoner.
I ONLYOFFICE kan flere brukere jobbe samtidig på samme dokument i sanntid, og alle endringer vil være synlige for alle umiddelbart.
Plattformen har også nyttige dokumenthåndteringsfunksjoner, som historikksporing, versjonskontroll og kommentarer, som gjør det enkelt for brukerne å organisere og kategorisere filer.
Takket være den gode integrasjonen med skytjenester som Box, Dropbox, OneDrive og Google Drive, er det enkelt å lagre og få tilgang til viktige filer. Ytterligere integrasjonsstøtte inkluderer SharePoint, Jira, ChatGPT, Google Translate, Zoom og AWS.
ONLYOFFICE beskytter også sensitive data med smarte sikkerhetsfunksjoner, og lar administratorer håndtere tilgangstillatelser.
Priser for ONLYOFFICE: Starter fra $8 per bruker per måned
Konklusjon
Nå har du blitt kjent med noen av de beste innholds- og samarbeidsapplikasjonene som enkelt kan erstatte dine SharePoint-prosjekter og innholdsbiblioteker. Alle disse SaaS-verktøyene (Software-as-a-Service) tilbyr skalerbare prismodeller, slik at du kan starte med en liten investering og øke bruken etter hvert.
Dersom du ikke allerede har et verktøy for innholds-, arbeids- og prosjektstyring, kan det være lurt å sjekke ut noen av SharePoint-alternativene før du investerer i et dyrt Microsoft 365-abonnement.
Dersom du allerede har et Microsoft 365-abonnement, er det ikke nødvendig å bytte fra SharePoint umiddelbart. Gjør overgangen gradvis for å opprettholde virksomhetens arbeidsflyt.
Neste steg: De beste open-source, «hodeløse» CMS-løsningene for applikasjonsutvikling.