Å dele en fil fra Google Disk er en fin måte å la klienter og kontraktører få tilgang til dokumenter uten at de må laste dem ned. Hvis du bare vil at folk skal ha midlertidig tilgang til filer, kan du angi en automatisk utløpsdato når du deler dem. Dette er hvordan.
Merk: For å bruke denne funksjonen, som eier av dokumentet, må du ha en betalt G Suite-konto. Personer du deler dokument med trenger ikke en betalt konto for å se dokumentene.
Slik angir du en utløpsdato på Google Disk-filer
Fyr opp Google Disk som er koblet til G Suite-kontoen din, høyreklikk på filen du vil dele, og klikk deretter på «Del» på hurtigmenyen.
Legg til e-postadressene til alle personene du vil dele filen med, og klikk deretter på «Send»-knappen. Hvis du sender invitasjonen til en Gmail-konto, legges disse personene automatisk til i listen over personer som har tilgang til filen. Hvis du sender til en annen type adresse, vil hver person motta en e-post med en lenke som leder til filen.
Nå, høyreklikk på filen og klikk på «Del»-kommandoen igjen.
Denne gangen med delingsalternativene åpne, klikk på «Avansert»-koblingen.
Ved siden av hver persons kontaktinformasjon, vil du se et tidtakerikon. Klikk på den for å angi en utløpsdato.
Herfra klikker du på rullegardinmenyen «Tilgang utløper» for å velge 7 dager, 30 dager, eller for å angi en egendefinert utløpsdato.
Ved å velge alternativet «Egendefinert dato» åpnes en kalender der du kan velge en mer nøyaktig dato.
Hvis du vil angi en utløpsdato for noen andre, klikker du på tidtakeren ved siden av navnet. Du må angi en utløpsdato for hver person.
Til slutt klikker du på «Lagre endringer» for å fullføre endringene du har gjort for alle brukerne.
Det er ett forbehold her som du bør være klar over. Som standard kan folk du deler med laste ned, skrive ut eller kopiere filen, og hvis de gjør det, vil de ha tilgang til disse kopiene etter en utløpsdato du angir. Du kan angi tillatelsen deres til kun å se og deretter slå på «Deaktiver alternativer for å laste ned, skrive ut og kopiere for kommentatorer og seere» for å forhindre dette, men disse personene vil ikke kunne redigere dokumentet.
Likevel, hvis du har folk som bare trenger midlertidig tilgang for å se eller kommentere et dokument, fungerer denne funksjonen utmerket.